Svenska Bostäders VD: ”Jag är bolagets utrikesminister”

Genom att föra dialog med Stockholms politiker, på bägge sidor om blocken, ser sig Svenska Bostäders VD, Stefan Sandberg, som en utrikesminister. Här berättar han om förvaltningens utmaningar och om den sporrande rivalitet som finns mellan de kommunala bostadsbolagen.

När vi möts för intervjun är Stefan Sandborg, VD för Svenska Bostäder, mitt emellan två viktiga delar av sin arbetsvecka. Under förmiddagen har han arbetat utifrån bostadsbolagets lokala kontor i Husby och på eftermiddagen ska han in till sina ”chefer” i Stockholms Stadshus. Där ska han hålla i en dragning om hur Svenska Bostäder jobbar med vräkningsförebyggande arbete.

Han försöker vara på någon av de fem lokala kontoren minst en gång i veckan, förutom huvudkontoret i Vällingby, för att få förankring och delaktighet i förvaltningens arbete, på plats.

– Man får en mycket bättre bild av vad som händer och det ges tillfälle till samtal. Jag skulle vilja göra det mycket mer än vad jag faktiskt hinner med, men jag försöker ändå.

Att han besöker Stadshuset ingår också i hans arbete som VD på ett av de tre stora kommunala fastighetsbolagen i Stockholm. Han vill se till att politik och stadsledning i Stadshuset ska veta hur Svenska Bostäder arbetar och vilka frågor som är viktiga för dem.

– När vi har styrelsemöten då blir det mer snabba beslut och man hinner inte riktigt gå på djupet, så de här temamötena är bra tillfällen för politikerna att förstå oss bättre och att vi ska förstå vad de vill.

Erfarenheterna som ledde till Svenska Bostäder
Som ung ville Stefan Sandberg bli arkitekt, men han blev istället brokonstruktör via KTH. Ett yrke han provade på under en tid men som inte passade honom riktigt. Han blev i stället managementkonsult och arbetade med operationell effektivitet, strategi- och organisationsutveckling inom tillverkande industri och svensk basindustri. Sedan hamnade han på Skanska med inköp för byggnation och var VD för det byggande bolaget BoKlok, ett samägt koncept mellan Ikea och Skanska. Därefter kom han in i Allmännyttans sfär och blev VD på Uppsalahem. 2020 började han som VD på Svenska Bostäder.

– Jag tror att mina erfarenheter från Allmännyttan och nybyggnadsproduktion på Skanska samt jobbet som managementkonsult under många år, där jag fick lära mig att driva förändring, effektivisering, utveckling och ledarskap spelade stor roll att jag fick det jobbet, summerar Stefan Sandberg.

Mitt i demokratins centrum
Han tycker om det breda perspektivet man behöver ha när man jobbar inom Allmännyttan. Det är en blandning av samhällsnyttigt ansvar i kombination med att driva affär. Dessutom trivs han med att arbeta i en politiskt styrd kontext.

– Vi är mitt i demokratins centrum där hyresgästerna röstar vart fjärde år och majoritetens politik ska genomsyra vårt bostadsbolag. Förutsättningar och ambitioner kan ändras efter ett val, allt från hållbarhetsperspektiv till arbetsmarknadsinsatser.

Han påpekar dock att politikerna är kompetenta och har god förståelse för ett fastighetsägarskap som är långsiktigt. Men beroende på majoriteten i Stadshuset kan beslut om hur mycket man ska bygga nytt eller försäljning av fastigheter variera.

Bolagets utrikesminister
Genom att förankra Svenska Bostäders perspektiv på bägge sidor av de politiska blocken, via sina besök i Stadshuset, kan han delge bostadsbolagets perspektiv och även se politikernas ambitioner.

– Jag lägger rätt mycket tid i Stadshuset för att berätta om vårt arbete och bjuda in till dialog. Mitt uppdrag är att vara kittet mellan politikerna och ägarna till bolaget och översätta det till vår organisation här hemma. Jag är som en utrikesminister och mina avdelningschefer är inrikesministrar som hanterar besluten internt. Det skapar ett lugn i organisationen, att vi vet att vi är på rätt väg.

Svenska Bostäders huvudsakliga verksamhet är att förvalta de 30 000 lägenheterna och 4 000 kommersiella lokalerna i beståndet och att ta hand om 60 000 stockholmares hem. För Stefan Sandbergs del är frågor kring den gröna, hållbara samhällsutvecklingen det han själv brinner för.

Långsiktig underhållsplanering
Svenska Bostäder har höga ambitioner om att halvera klimatutsläppen i alla scope; inom nybyggnation, löpande underhåll, drift och ombyggnation i befintligt bestånd. De senaste åren har man till exempel gjort en radikal omställning gällande långsiktig underhållsplanering. Man har ställt om från att reaktivt laga och göra totala ombyggnader av fastigheter till att jobba proaktivt och se till att förlänga livslängden på alla byggkomponenter.

– Vi har lagt mycket tid och energi på ny teknik och att kartlägga underhållsbehov, i ett nytt underhållssystem. Genom att inte byta ut utan renovera, för att spara material, kommer vi spara minst 30% av de totala utsläppen från renoveringar, berättar Stefan nöjd.

Sporrande rivalitet
Förutom underhållsstrategin pågår även klassisk energijakt i fastigheterna. Bland annat byter man just nu ut värmesystemet till mer AI-styrda system för att få ner energianvändningen. Stefan Sandberg berättar att alla tre systerbolag inom Stockholms stad, Stockholmshem, Familjebostäder och Svenska Bostäder ingår i stadens ambition om att vara ledande i klimatomställningen, inte bara i Sverige utan i världen.

– Vi ska bli bättre tillsammans. Samtidigt så tävlar vi lite, inte med vassa armbågar men genom sporrande rivalitet. Vi gör emellanåt på olika sätt och är bra på olika saker. Jag ser det som en styrka för staden att inte lägga alla ägg i samma korg.

Stefan Sandberg framhåller att Svenska Bostäder är duktiga inom klimatomställningen, att driva digital utveckling och utveckling generellt. Han berättar om ett projekt där man aktivt försöker matcha lägenheter till olika målgrupper och behov. En medarbetare forskar parallellt på KTH och kan bedriva pilot och test direkt i verksamheten. Projektet kontaktar hyresgäster som bor i för stora lägenheter och frågar vilka krav de har på ett nytt boende; när det dyker upp matchar vi hyresgäst mot denna lägenhet. På så sätt kan rymliga lägenheter, vilka är en bristvara i Stockholm, ledigställas och hyras ut till stora barnfamiljer.

Effektiviseringar i tuffa tider
De utmaningar som Stefan Sandberg upplever att Svenska Bostäder har är liknade de som andra bostadsbolag har gått igenom de senaste åren, ”ingen kan säga att de inte har blivit påverkade” som han uttrycker det. Nu ser han dock en ljusning när ”inflationsspöket” har försvunnit, för stunden.

– Vi har valt att upprätthålla vår underhållsnivå trots tuffare tider, för behoven finns. Det har påverkat bolagets resultat. Istället har vi fått jobba med effektiviseringar och ekonomisparprogram.

Bland annat har man gjort om sitt inköps- och upphandlingsprogram som ska borga för, och motverka, höga kostnadsökningar. Man har även jobbat aktivt med vakansfrågan, framför allt på den kommersiella lokalsidan. Dessutom har man lättat på balansräkningen genom att sälja fastigheter och vara mer försiktig i att starta nyproduktion, för att inte bygga på sig för stor skuld.

Utveckla organisationen
Under den tuffare tiden har man inte behövt göra några nerdragningar bland medarbetarna, men däremot har man de senaste åren succesivt utvecklat arbetssätt och organisation för att kunna möta förändrade krav, bli mer effektiva och ligga steget före.

– Det fanns förutsättningar som ändrades extremt snabbt. Pandemin påverkade oss såklart och den ekonomiska omvärldssituationen. Hållbarhetsambitioner växer sig starkare och vi ställer också krav på andra kompetenser inom olika arbetsområden. Allt det där gör att organisationen behöver utvecklas.

Något man vill stärka är kundupplevelsen via serviceindex. Istället för att kunderna får vänta på hjälp och återkoppling vill man nu öka lösningsgraden redan när hyresgästen ringer till kundcenter. Dessutom vill man jobba mer med ronderingar och uppföljning för att upptäcka fel och briser, helst innan kunderna gör det. Det finns även sedan några år tillbaka en bosocial grupp som tar om hand om extraordinära störningar och som utreder otillåtna andrahandsuthyrningar.

– Det har avlastat vår ordinarie förvaltning väldigt mycket, som nu kan ge service till alla övriga hyresgäster som sköter sig, berättar Stefan Sandberg.

”De andra har ännu bättre idéer”
Medarbetare i bolaget ingår i så kallade processteam som diskuterar vad som funkar bra och mindre bra och vad som kan förbättras och utvecklas. Man jobbar fortfarande med införandet av nya arbetssätt och gör korrigeringar när det inte blev som man tänkt.

När Stefan pratar om organisationsfrågor väljer han att säga ”vi” gällande alla initiativ och beslut, även om han själv har stor erfarenhet av just organisationsförändring och struktur. Han vill inte ta på sig initiativrollen ensam.

– Jag fick ett klokt råd en gång; man har själv en smal kompetens jämfört med gruppens samlade kompetenser. Det blir ringar på vattnet om man säkerställer att man har bra folk omkring sig och jag har ett jättestarkt gäng runt mig. Jag kommer med idéer, men de andra kommer med minst lika många idéer om inte flera, som är mycket bättre dessutom.

Han ser sig själv som möjliggöraren i bolaget och han hoppas att han gör det på ett sätt så att de flesta är med på tåget och förstår varför. Han får höra att han är kommunikativ i sitt ledarskap – och att han är snäll.

– Det behöver inte på något vis vara kontraproduktivt att vara snäll och att kunna ta tuffa beslut. Man kan göra en kall analys men förmedla det med ett varmt hjärta, säger han och ler.

Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se