När Sara Ericsson tog över som ekonomiansvarig på Jana Fastigheter i Halmstad ville hon arbeta mer digitaliserat och automatiserat.
– De nya systemen har kapat nästan två arbetsdagar i veckan i det löpande arbetet, säger hon.
Jana Fastigheter är ett anrikt familjebolag i Halmstad, startat 1969 av Jan-Åke Andersson. I dag drivs det av barnen Henrik Andersson och Cecilia Arvidsson, men grundaren ”Jocke” är vid 81 års ålder fortfarande på plats på kontoret i centrala Halmstad i stort sett varje dag.
Bolaget äger cirka 25 fastigheter, de flesta i Halmstad men även tre i Hyltebruk och en i Oskarström. Merparten utgörs av bostäder (cirka 500 lägenheter) men man äger också en del industri-, kontors- och handelsfastigheter.
Insåg att ekonomiarbetet kunde effektiviseras
Förutom de tre i ägarfamiljen arbetar sex personer på Jana Fastigheter i dag, och allt som har med ekonomi att göra hamnar på Sara Ericssons bord.
– Det är ett ganska litet bolag, då blir det till att hantera både högt och lågt, konstaterar hon.
Hon började på Jana Fastigheter den 1 april förra året, då hon tog över efter en trotjänare som hade arbetat på bolaget i flera decennier. Sara Ericsson insåg direkt att det fanns mycket att göra för att effektivisera ekonomiarbetet.
– Tidigare var det mycket manuellt arbete. Även om det fanns en fakturamejl skrev man ut fakturorna och satte dem i pärmar. Jag kände att man inte riktigt utnyttjade de möjligheter som finns i dag, berättar hon.
”Det behövs i princip ingen upplärningstid”
Jana Fastigheter använde redan Hogias traditionella ekonomisystem, men efter att Sara Ericsson hade kontaktat Hogia byttes systemet ut mot det moderna och helt webbaserade systemet Hogia Open Business. Det integrerades även med Oxceed, vilket ger möjligheter att skapa budgetar och prognoser och få en ekonomisk överblick i realtid.
– Hogia Open Business är modernt och logiskt uppbyggt, vilket är väldigt viktigt. Det behövs i princip ingen upplärningstid. I en del andra system, som inte är lika logiska, får man hela tiden leta och lära sig var man kan hitta olika saker, här finns de där man tror att man ska hitta dem.
Hela flödet är digitalt
Sara Ericsson använder Hogias system (Open Business och Bokslut) från ax till limpa och hela flödet är digitalt; från fakturering och leverantörsfakturahantering till årsbokslut och rapportering till Skatteverket och Bolagsverket.
– Det är en jättestor skillnad i arbetssätt nu jämfört med tidigare. Automatiseringen har minimerat tiden jag lägger på det löpande arbetet. Jag skulle säga att de nya systemen har kapat nästan två dagars arbetstid i veckan som nu frigörs till roligare och viktigare arbete som analyser, budgetuppföljningar och bokslutsarbete – sådant man inte hann med på företaget tidigare, utan hade outsourcat till en redovisningsbyrå.
”AI har varit guld värt för oss”
Jana Fastigheter använder även Hogias fastighetssystem för förvaltningen och kopplingen mellan systemen gör att redovisningen är uppdaterad – bolaget kan hela tiden ta ut rapporter och göra analyser på allt från en enskild fastighet till hela koncernen.
En viktig del i de nya ekonomisystemen och de stora effektiviseringarna är artificiell intelligens – AI.
– Hogias AI fungerar väldigt bra – det var som de sa vid driftsättningen; att det bara tar två, tre gånger innan AI har lärt sig. AI innebär att min roll blir mer kontrollerande – det kommer ett färdigt konteringsförslag som jag bara kontrollerar; sedan är det bara att attestera så är det klart.
– Det enda AI har svårt för är det speciella momssystemet vi i fastighetssektorn har. Att det är olika momsavdrag för olika fastigheter – det är inte logiskt och därför är det svårt för AI att lära sig det. Men det som är logiskt och ungefär samma från gång till gång går väldigt bra. Sammantaget har AI varit guld värt för oss, avslutar Sara Ericsson.
