Allt fler fastighetsbolag testar AI men resultaten lever sällan upp till förväntningarna. Vi pratade med Adam Lidman, Product Manager på Avy, om varför kunskapsbanken är den verkliga hemligheten bakom framgångsrik AI.
AI har snabbt blivit ett självklart samtalsämne i fastighetsbranschen. Chatbotar, automatiserade kundtjänster och AI-agenter testas på bred front för att avlasta förvaltningen och förbättra dialogen med de boende.
Men många stöter på problem eftersom svaren från en otränad AI blir generella och ibland direkt felaktiga. Adam Lidman, Product Manager på Avy, menar att kontexten eller kunskapen bakom är det som gör den verkliga skillnaden.
Vad är egentligen en kunskapsbank?
– En kunskapsbank är helt enkelt en samlad, strukturerad och sökbar plats för all information som beskriver verksamheten. Det är allt från vanliga frågor och rutiner till policys, driftinformation och kontaktvägar. För en AI är kunskapsbanken det som avgör skillnaden mellan en smart gissning och ett relevant svar.
Varför behöver vårt fastighetsbolag en kunskapsbank?
– I de flesta fastighetsbolag finns kunskapen redan, men den är utspridd i mejl, PDF:er, intranät och hos medarbetare som “bara vet”. Det gör att både människor och AI har svårt att snabbt hitta rätt svar. Med en kunskapsbank samlas informationen på ett ställe där alla som behöver den får tillgång till den.
Hur mycket bättre blir en AI om den får tränas på en kunskapsbank?
– Det beror helt på vad du har för mål med din AI. I de fall där man har en agent som ska avlasta kundtjänsten är kunskapsbanken helt avgörande. Den minskar antalet fel, ger snabbare svar och förenklar hanteringen. Framför allt får de boende relevant hjälp dygnet runt i stället för generiska standardsvar.
Är det svårt att komma igång?
– Det är enklare än många tror. Mycket av materialet finns redan i organisationen, så det handlar mer om att strukturera och prioritera än att skapa nytt. Vi brukar säga att man inte ska försöka bygga den perfekta kunskapsbanken direkt. Det är bättre att komma igång med de allra vanligaste frågorna än att vänta på att kunskapsbanken ska vara perfekt.
Hur kan vi få hjälp med att ta fram en kunskapsbank?
– Avy hjälper fastighetsbolagen att skapa, testa och förvalta sin information. Det är en loop som man tar sig igenom, och för varje varv blir kunskapsbanken mer och mer komplett, vilket leder till en mer kompetent agent.
Kunskapsbanken är en strategisk tillgång
Adam avslutar med att betona att kunskapsbankens värde sträcker sig långt bortom en chatbot som svarar på boendefrågor. Samma kunskapsbank kan användas för att onboarda medarbetare, föra dialog med framtida hyresgäster och lägga grunden för en beteendeförändring för att börja jobba mer datadrivet.
– AI är inte magi, det är ett nytt verktyg i verktygslådan. Och en av de mest underutnyttjade hemligheterna bakom framgångsrik AI är kunskapsbanken, avslutar Adam Lidman.
