Monolitiska fastighetssystem har blivit föråldrade och hämmar utvecklingen i branschen. Best of breed-lösningar ger flexibilitet genom system som integreras via öppna APIer. Nu är det dags att förändra upphandlingarna och främja teknikutvecklingen.
Jag började arbeta med affärssystem för fastighetsbranschen redan 2007. Ambitionen var då att erbjuda ett komplett system så att kunderna inte skulle behöva hantera flera olika leverantörer. Tanken var att alla processer skulle kunna skötas från ett och samma gränssnitt, oberoende av användarens roll i företaget.
Det visade sig dock att denna teoretiskt ideala lösning i praktiken ledde till onödigt komplexa system, vilket gjorde det svårt att effektivt implementera och använda alla processer. Detta i sin tur resulterade i att systemen inte utnyttjades fullt ut. Nu, 2024, framstår detta koncept som starkt föråldrat. De enda som fortfarande förespråkar dessa monolitiska lösningar är leverantörerna själva.
Best of breed-lösningar
Jag, och många med mig, har däremot insett fördelarna med att låta kunderna i fastighetsbranschen själva välja specialiserade system för specifika processer inom fastighetsbranschen, så kallade ”best of breed”-lösningar, där fokus kan läggas där det verkligen behövs. Detta kan innefatta allt från köhantering och energiuppföljning till underhållsplanering och förbättringar i boendeprocessen. En av de största fördelarna jag ser är flexibiliteten, inte minst vid upphandling av nya system. Kunderna kan snabbare anpassa sig till ny teknik – utan att det stör hela verksamheten.
Vad är det då som hindrar denna utveckling, som för många av oss ses som helt självklar?
Få anbud och höga priser
Efter att ha granskat det senaste årets offentliga upphandlingar av fastighetssystem, ser jag att mycket lite har förändrats. Upphandlingarna efterfrågar fortfarande fastighetssystem som ska kunna göra allt, vilket leder till få anbud och höga priser.
Denna nästan monopolistiska situation är problematisk, särskilt för de upphandlande myndigheterna och företagen som ofta fastnar med föråldrade och dyra lösningar. Även kravspecifikationerna är ett problem i sig, då de fokuserar på traditionella sätt att lösa problem, som exempelvis att man skall integrera med filer i stället för APIer.
Resultatet: en stor mängd aktörer inte kan delta i alla de offentliga upphandlingar som omsätter hundratals miljoner, vilket sannolikt bromsar en teknikutveckling som skulle kunna gynna fastighetsbranschen i stort.
Användarcentrerat
Här spelar upphandlingskonsulter och inköpsavdelningar en viktig roll. Alltför ofta fortsätter man att kopiera gamla upphandlingar, i stället för att tänka nytt och modernt, byggda för ett ekosystem. Även kostnadsmässigt ger lösningen med olika integrerade system stora fördelar. Detta ser vi tydligt när vi jämför upphandlingar med vad vi kan erbjuda tillsammans med våra partners.
Det kan visserligen leda till kortsiktigt ökade kostnader i upphandlingsprocessen, men sannolikt lägre implementerings- och utbildningskostnader eftersom systemen är betydligt mer lättanvända och användarcentrerade.
Hur borde lösningen se ut?
De upphandlande myndigheterna och bolagen behöver tänka om i hur de upphandlar sina system. I stället för att fortsätta fokusera på omfattande monolitiska system, bör de upphandla mindre, modulära delar som kan integreras genom öppna APIer.
Denna metod skulle inte bara skapa en ny konkurrenssituation, som sannolikt skulle sänka kostnaderna och förbättra lösningarna, utan också tillåta nya, innovativa aktörer att bidra till samhällets teknikutveckling. För kunderna skulle det även innebära möjlighet att snabbare följa med i teknikutvecklingen och kunna byta ut systemdelar – utan att hela verksamheten påverkas.
Låt oss arbeta tillsammans för att se till att upphandlingarna av fastighetssystem från 2025 ser helt annorlunda ut. Det är dags för en förändring som inte bara gynnar myndigheter och bolag, utan faktiskt hela samhället.
Mikael Svensson,
Bolagschef på Hogia Fastighetssystem
