Så lyckas du med omförhandlingen

– Om jag vill ha högre hyra är det viktigt att initiera en förhandling i god tid före tidpunkten för en uppsägning (nio månader), säger Örjan Johansson.

  • Ha koll på marknaden i området och hyresgästens verksamhet.
  • Förbered både dig själv och hyresgästen i god tid.
  • Hitta ett symbolvärde som betyder mycket och kostar lite.

Se där Örjan Johanssons tips för att lyckas med en omförhandling.

Örjan Johansson har mer än 30 års erfarenhet av hyresförhandlingar i fastighetsbranschen som fastighetschef, förvaltningschef och konsult på bland annat Stenvalvet, Incentive, Vasallen, DTZ och JLL.

I dag har han bytt till hyresgästsidan och arbetar som fastighetschef på Evidensia, som driver djursjukhus och djurkliniker över hela landet i huvudsakligen hyrda lokaler.

– Det är klart att jag har stor nytta av att tidigare ha suttit på fastighetsägarsidan och vet hur en slipsten ska dras. Jag har lyckats förhandla om flera av våra sämsta avtal och bland annat tagit fram en standard för hur våra lokaler, som varierar i storlek från ett par hundra till 10 000 kvadratmeter, ska se ut.

Undvik uppsägningar
Men nu ska han alltså hjälpa Förvaltarforums läsare att lyckas med sina omförhandlingar. Örjan Johansson anser att det som fastighetsägare alltid är viktigt att vara lyhörd för hyresgästens behov, även om man har ett långt hyresavtal. Generellt bör man också sträva efter att undvika uppsägningar.

– Om jag vill ha högre hyra är det viktigt att initiera en förhandling i god tid före tidpunkten för en uppsägning (nio månader). Du bör alltid börja i så god tid att du ser om det finns förutsättningar för en lyckad omförhandling. Först när du inser att ni inte kommer framåt är det dags att göra en formell uppsägning, säger Örjan Johansson.

Var ute i god tid
Hur långt i förväg bör då förhandlingen inledas? Det beror förstås på vem hyresgästen är och vad som ska uppnås, men ett par månader före uppsägning är rimligt.

– Ta ett möte och förklara att hyran legat still ett tag och behöver höjas eller att gränsdragningslistan behöver ses över. Men det kan ju också vara så att du vill flytta en hyresgäst och genomföra underhållsprojekt som innebär inskränkningar.

– Svåraste situationen är förstås när du vill åstadkomma en hyreshöjning. Det är också viktigt att vara medveten om att en hyreshöjning alltid kostar något i slutänden, att hyresgästen ofta kommer med en kravlista på åtgärder som de vill ha utförda.

Ha koll på marknaden
Grundläggande inför en omförhandlingssituation är att ha koll på marknaden för likvärdiga lokaler i området.

– Marknadsinformation skaffar du dig löpande så att du alltid har kännedom om var du befinner dig, säger Örjan Johansson. Med ett större bestånd på orten är det enklare. Om du bara har ett mindre bestånd eller någon enstaka fastighet måste du skaffa dig den informationen via andra fastighetsägare och konsulter. Det är helt nödvändigt att kunna redovisa marknadshyran om det uppstår en tvist och du hamnar i hyresnämnden. Du bör ha fyra-fem lokaler att jämföra med.

Enklast är att börja med att ta reda på vad myndigheter i området betalar, eftersom deras hyresavtal är offentliga. Du måste ha koll på lokaler som konkurrerar med den lokal som du själv hyr ut, både vad gäller läge och standard. Hur ser utbud och efterfrågan ut, finns det andra hyresgäster som vill in, byggs det nytt i området? Det är också viktigt att analysera för-och nackdelar med den aktuella lokalen.

… och på hyresgästens verksamhet
– Förberedelserna är A och O inför en omförhandling. Med större lokaler behövs mer tid för förberedelser, åtminstone ett par månader innan du tar kontakt med hyresgästen.

I förberedelserna ingår också att ha koll på hyresgästens verksamhet. Hur går det för dem ekonomiskt och hur ser deras framtida behov ut?

– Det handlar helt enkelt om att ha en nära och löpande dialog, förklarar Örjan. En mindre hyresgäst kanske det räcker att du träffar ett par gånger per år, men vid större kontrakt krävs kontinuerlig dialog. Framförallt gäller det att vara uppmärksam på negativa signaler.

Priskänsliga eller långsiktiga?
Det är också viktigt att veta vilka kunder som är priskänsliga och vilka som absolut inte är det och är beredda att betala för läget och bra kvalitet.

På samma sätt är det viktigt att förstå hur långsiktig en hyresgäst är.

– Om de har suttit länge och verkar trivas är sannolikheten stor att de vill vara kvar. För den skull kan du inte höja hyran hur mycket som helst, det blir inte bra. Jag utgår från att hyresgäster i samma fastighet utbyter information med varandra, det får inte upplevas som orättvist.

Var beslutsmässiga
Utöver att ha koll på hyresgästens verksamhet skaffar sig Örjan också kunskap om de personer som han ska förhandla med.

– Vilken typ av personer är de, är de säljare eller analytiker? Det är också sånt du lär dig i en löpande dialog. Det är svårare när hyresgästen använder sig av konsulter, då får man försöka få referenser på dessa.
Viktigt är också att vara klar över hur beslutsprocessen går till, vem hos motparten som har mandat att förhandla och ta beslut.

– Jag har varit med i förhandlingar där motparten helt plötsligt säger, jaha, då måste jag stämma av med min chef. Det är inte så kul. Ibland kan det vara en taktik från hyresgästen, då brukar jag säga att då får du ta med din chef vid nästa tillfälle så vi blir beslutsmässiga. Försök därför ta reda på om motparten har rätt att ta beslut redan innan förhandlingarna inleds.

Spara hyran till sist
När förhandlingarna väl kommit igång är Örjan noga med att alltid spara hyresdiskussionerna till sist. Dels för att förhandlingen inte ska bli låst, men också för att kunna sätta rätt pris utifrån kundens krav och önskemål om underhåll och tillgång till olika faciliteter.

– På en uppåtgående marknad bör man sikta lite högre än gällande marknadsvärde. Ett högre utgångsbud kan också vara aktuellt när din motpart gillar att pruta och deala.

– Det sämsta man kan göra är dock att måla in sig i ett hörn så att förhandlingen blir låst. Har man börjat på fel nivå kan det vara svårt att låsa upp den knuten, då blir det inte helt lätt att driva förhandlingen vidare.

Hitta symbolvärden
En framgångsfaktor i förhandlingen är enligt Örjan är att hitta symbolvärden, alltså saker som har stort värde för hyresgästen, är påtagligt och kostar relativt lite för fastighetsägaren. Det kan handla om att göra entrén häftigare, piffa upp ett pausrum eller köpa in lite utrustning till ett gym.

– Det är bra för den som förhandlar att komma hem och kunna visa upp något som alla kan se, det smäller inte lika högt att säga att jag fick ned hyran en hundring.

Jobba med rabatter
En annan framgångsfaktor är att jobba med rabatter när förhandlingarna kärvar. Till exempel att du initialt ger hyresrabatt under en längre eller kortare period.

– Det är dock viktigt att du just ger en rabatt och inte sänker grundhyran. Rabatter kan man även jobba med under löpande kontrakt om hyresgästen tillfälligt hamnar i ekonomiska svårigheter. Det kan göra att hyresgästen gärna blir kvar när ekonomin ordnat upp sig.

Undvik hyresnämnden
Även om man har svårt att komma överens i omförhandlingen är Örjans råd att in i det längsta försöka undvika att hamna i hyresnämnden.

– Visst kan en förhandling som gått i stå komma igång igen efter ett besök i hyresnämnden, när det kommit in nya perspektiv. Men generellt är det svårt att lappa ihop en relation efter en sådan tvist.

– Målet inför en omförhandling är att båda parter ska vara nöjda, det är aldrig bra om hyresgästen går därifrån och känner sig missnöjd, det blir aldrig en bra relation. Grunden är att man har en bra relation med hyresgästen från början, då blir omförhandlingen mycket lättare, säger Örjan Johansson.

Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se

Örjans fem tips för en lyckad omförhandling

  • God relation med hyresgästen
  • God kännedom om hyresgästens verksamhet
  • God kännedom om marknaden i området
  • Var ute i god tid både med att förbereda dig själv och hyresgästen
  • Hitta ett symbolvärde som betyder mycket för hyresgästen, är påtagligt och kostar lite för fastighetsägaren.

Bli den första att kommentera "Så lyckas du med omförhandlingen"

Lämna en kommentar