Den familjeägda fastighetskoncernen Wilson Fastigheter har tagit ett stort kliv i sin digitaliseringsresa. Med ett nytt molnbaserat fastighetssystem har bolaget automatiserat stora delar av sin administration – och kapat minst en halvtidstjänst.
Wilson Fastigheter har lång erfarenhet av att förvalta både bostadsfastigheter och kommersiella lokaler. Med ett bestånd som sträcker sig över hela Mälardalen, där all förvaltning hanteras i egen regi, ställs höga krav på struktur och effektiva verktyg i det dagliga arbetet.
Med hjälp av fastighetssystemet Hogia DinHyresvärd har bolaget lyckats automatisera stora delar av sin verksamhet och skapat en mer sammanhållen och integrerad arbetsprocess – något som sparar både tid och resurser.
Ett webbaserat system som förenklar och frigör tid
Det var för ett drygt år sedan Wilson Fastigheter bytte ut sitt dåvarande fastighetssystem mot molnlösningen Hogia DinHyresvärd. Man hade då implementerat ett nytt affärssystem och ville ha en lösning där alla delar hängde ihop och som gick att komma åt oavsett plats – något som tidigare varit en utmaning för det rörliga teamet.
Petter Wilson
– Tidigare hade vi svårt att komma åt dokument och hantera ärenden på distans. Nu fungerar allt direkt i webben, och det har varit en fantastisk förbättring, förklarar Petter Wilson, bolagets ägare.
Sömlös integration – nyckeln till ett fungerande ekosystem
Ett annat viktigt krav var möjligheten till integrationer. Med kopplingar till alla stora affärssystem, banker och inkassotjänster hanterar DinHyresvärd allt ifrån betalningspåminnelser till bokföring och banktransaktioner automatiskt med integrationer i alla led. Det har lett till betydande tidsbespararingar, menar Petter.
– Vi har säkerligen kapat minst en halvtidstjänst, om inte mer, med den automatisering som har kommit till. Det handlar om automatiserad återrapportering, effektivare kontraktshantering och direktkopplingar till både ekonomisystem och bank. Vi sparar väldigt mycket tid som vi kan lägga på mer värdeskapande arbete, berättar han.
Stöd för kommersiell verksamhet
Av Wilson Fastigheters verksamhet består ungefär hälften av kommersiella lokaler. Bland hyresgästerna finns såväl statliga bolag, som myndigheter och andra stora aktörer. Alla är nöjda med den nya lösningen.
– Tidigare behövde indexuppräkningar hanteras manuellt vid varje årsskifte. Nu sker detta per automatik, vilket minskar risken för fel och sparar värdefull tid. Vi har också kopplingar till Fastighetsägarna Dokument, och kommer gå över till automatiska aviseringar inom kort.
Ett system som växer med verksamheten
Trots att Hogia DinHyresvärd är ett kraftfullt och funktionsrikt system, upplever Petter Wilson att det är lätt att arbeta i och går snabbt att lära sig. Systemet används idag främst till de delar som stödjer kärnverksamheten, men fler funktioner står redo att kopplas på i takt med att behoven växer.
– Det känns som ett genomarbetat program. Trots att det är webbaserat är det inte förenklat på bekostnad av funktionalitet – tvärtom erbjuder det mer än vad vi faktiskt använder i dagsläget.
Support och smidig övergång
Inför bytet fanns en naturlig oro över att byta ut ett system som utgör navet i verksamheten. Men övergången blev både snabb och smidig, mycket tack vare tydlig information, bra användarmanualer och en fungerande support.
– Vi är sällan med om att ett systembyte sker utan problem, men här upplevde vi det nästintill smärtfritt, konstaterar Petter. Vi fick bra hjälp och allting bara fungerade, säger han och fortsätter:
– Att byta hjärtat i verksamheten kan vara skrämmande, men allt var på plats på mindre än en vecka och det har varit en väldigt lyckad övergång.
