Får struktur och rutiner oss att bli mer självständiga och ta eget ansvar – eller blir vi regelstyrda? Mattias Tegefjord resonerar kring hur struktur kan användas rätt, i rätt omfattning och med rätt fokus för att ge maximal utdelning.
Säg ordet struktur och du får väldigt olika reaktioner från din omgivning. En del myser och känner inspiration av blotta tanken på en bra struktur, medan andra har erfarenheter som ger känslor av att kvävas och att bli fastbundna när de tänker på struktur. Själv tillhör jag den förstnämnda kategorin som känner tillfredsställelse och rent av glädje när jag har en tydlig och bra struktur och jag får energi av möten där man diskuterar hur strukturen kan utvecklas och förbättras ytterligare. Jag är dock väl medveten om att inte alla förhåller sig likadant till det hela.
Mindre brus
Vi människor mår i grunden bra när tillvaron är stabil, förutsägbar och begriplig. Att inneha en god struktur minskar det kognitiva bruset i hjärnan, tillvaron upplevs mer förutsägbar och mindre energi behöver gå åt till att få ordning och reda. Ramar och riktning ger människor trygghet, det blir tydligt hur saker ska göras, på vilket sätt och varför. När rutiner är fastställda, processer är tydliga och arbetssätten klargjorda lugnar det och ger en känsla av trygghet och att man har kontroll.
En ändamålsenlig struktur ger förutsättningar för att individer och team självständigt ska kunna ta ansvar, komma vidare i arbetet och fatta egna beslut. Struktur håller ihop arbetet och ersätter till viss del behovet av en traditionell kontroll och behovet av en ledare som håller ihop alla trådar. Lite tvärt emot vad man kanske tror så har en bra struktur även visat sig ha god effekt när det kommer till kreativitet och komplex problemlösning.
Vara på sin vakt
Men det gäller att vara på sin vakt. Regler och rutiner som var perfekt anpassade för den kontext de skapades i kan längre fram bli det som i själva verket håller oss tillbaka då omvärlden och våra förutsättningar har förändrats. Dessutom kan för mycket struktur ge intrycket av att man inte litar på att medarbetare är kompetenta nog att göra ett bra jobb om de inte regleras i detalj.
Det gäller att hitta företagets strukturella ”sweet spot” där den skapar som mest värde. Precis lagom mycket av rätt struktur, varken mer eller mindre. Det är dock tyvärr inte helt ovanligt att struktur skapad med den bästa av intentioner efter hand byggs på tills den upplevs tillkrånglad och inte stödjer verksamheten på ett bra sätt. Då skapar det tröghet och blir begränsande vilket leder till att den medvetet överges av de som i grunden anser sig gilla total frihet bättre.
Det är därför viktigt att ha en levande processledning där man återkommande utvärderar sina arbetssätt för att se om de verkligen stödjer verksamheten på ett bra sätt eller om viss struktur behöver skruvas på eller rent av tas bort, för att det har spelat ut sin roll.
Tydlig färdriktning
En av mina personliga styrkor är att bringa ordning och reda i ett företag så att tillvaron upplevs begriplig och verksamheten har en tydlig gemensam färdriktning. Vi har tillsammans lagt mycket kraft på att hitta rätt nivå av struktur på Uppsalahem och min ambition är att den ska hjälpa oss att kunna föra beslutsfattandet närmare kunden så att vi blir ännu snabbare än idag och kan utföra fler frågor parallellt. Jag tror att vi är på god väg mot att hitta Uppsalahems strukturella sweet spot.
Framgångsreceptet för struktur är; rätt omfattning med rätt fokus och rätt använt. Då skapar regler och struktur paradoxalt nog både frihet, flexibilitet och värde.
Hur tänker du? Gillar du struktur eller är du mer av en improvisatör?
Mattias Tegefjord
VD på Uppsalahem
