Har er organisation flera sanningar om samma fastighet? Fråga ekonomi, drift, uthyrning eller hållbarhetsansvarig hur en byggnad mår och du kommer få olika svar. Ingen har fel, men ingen äger heller helheten. Där börjar den verkliga digitaliseringsresan.
Samma byggnad, olika sanningar
De flesta fastighetsbolag sitter på stora mängder information. Men den är utspridd i olika system, dokumentstrukturer och kalkylark, och de flesta tar ut information och formar den på sitt eget sätt, varje gång, vilket gör den svårbegriplig över funktionsgränser och ibland inom samma funktion.
Ekonomen behöver driftens underlag för att förstå var pengarna faktiskt tar vägen. Hållbarhetsansvarig behöver mätvärden från teknik och energi för att skapa rapporter. Uthyrningen behöver veta hur byggnaden faktiskt mår. Var och en sitter på sina pusselbitar som de andra behöver, men de sätts inte ihop för att skapa en helhetsbild och då tar man ut, eller skapar sig en egen informationsstruktur, för att fylla sina egna behov.
Ta en felanmälan om dåligt inomhusklimat, som är vanligt förekommande, som visar sig vara kopplat till ett specifikt ventilationsaggregat. Det kan ge dig signaler om driftkostnaden, om energiförbrukningen och om hur nöjd hyresgästen är. När den stannar i ärendesystemet får ekonomi, hållbarhet och uthyrning aldrig syn på mönstret. Var och en fattar ett rimligt beslut utifrån sin syn när de hade kunnat fatta ett mycket bättre beslut tillsammans.
Det går inte att köpa sig ur problemet
Tyvärr är det här svårt att bygga bort. Vår erfarenhet är att det obrutna informationsflödet är betydligt knepigare att skapa oavsett om man redan har ett överflöd av system eller om man får möjligheten att börja från ett blankt papper. Det går att investera i de bästa systemen och bygga ihop det mesta och ända hamna i situationen med dubbla sanningar och otillräckliga beslutsunderlag. Utmaningen sitter allt som oftast i hur bolaget är organiserat och helt enkelt fungerar i sina egna vertikala silos medan informationen behöver röra sig i sidled. I praktiken finns det ingen som uttryckligen äger frågan om hur data ska användas och hur den ska delas eller lagras. Till skillnad från ett nytt system går ägarskapet inte att beställa, det måste utses, och ägaren måste både acceptera det samt få mandat att driva nödvändiga förändringar.
Ordning lönar sig i driftnettot
Det som krävs är tre saker som hänger ihop. Någon måste äga informationen och stå för att den stämmer. Den måste hålla en kvalitet som organisationen vågar luta sina beslut mot, och den måste kunna vandra mellan system och funktioner utan att tappa sin mening på vägen. Vi kan kalla det en horisontell datastrategi. Det viktiga är att den går på tvärs genom hela bolaget i stället för att leva kvar i varje avdelnings eget stuprör.
Här någonstans blir AI riktigt intressant, och utmanande på samma gång. Många vill använda det för att jobba snabbare, mer kostnadseffektivt och med bättre kvalitet. Men AI ovanpå rörig information ger bara snabbare fel svar och kan skapa misstro om sin egen data. Att få kontroll på information har därför blivit viktigare än många anat. Med information som är kvalitetssäkrad och går att återanvända slipper man bygga ett nytt kalkylark för varje nytt krav, och rapporteringen blir en del av det vanliga arbetet i stället för ett sidoprojekt. Med ordning på informationen kommer bättre beslut och på sikt ett starkare driftnetto. Utan ordning byggs bara ny teknik ovanpå gammal röra och den är fortfarande allt för personberoende. Information och processer ska fungera även när personal slutar.
Vem har mandatet?
Vart börjar man? Det viktigaste är att se och verkligen förstå sitt eget digitala landskap. Vilka system finns, vad gör de, och hur hänger de ihop med det just ni vill uppnå? Först med den kartan i handen går det att staka ut en färdplan som betyder något och som verkligen skapar affärsvärde. Den här färdplanen ser dessutom olika ut för olika bolag. Det är helt okej att inspireras av andra, men att kopiera någon annans upplägg gör inte att ni når era mål snabbare.
Innan nästa AI-projekt eller systemstödsprojekt drar igång hos er, börja med att ställa den obekväma frågan internt hos er. Vem har egentligen mandat och ansvar för den horisontella datastrategin hos er, och vad händer med er konkurrenskraft när det är otydligt?
I slutet av september håller vi på Meta ett inspirationsevent där vi går djupare in på just den här frågeställningen. Ta gärna med er era egna funderingar och lyft dem under eventet. Ingen sitter ensam på hela lösningen och ingen är heller ensam om utmaningen.
Anmäl dig till META Inspirationsevent 2026 här
Anders Frölander och Robert Edholm
Meta
