Bra upphandling lägger grunden till bra förvaltning

Ett projekt blir bättre ur ett förvaltarperspektiv om man arbetar fullt ut i partnering, det är vår övertygelse.

Förvaltningen är med från start och affärsupplägget och organisationsstrukturen i dessa projekt möjliggör att sätta förvaltningens frågor högt på agendan. Men allt startar i förfrågningsunderlaget.

Förvaltningen med från start
I ett riktigt bra partneringprojekt är förvaltningen med från start. Så har det alltid varit på ett eller annat sätt men vi tror inte förvaltningens frågor kommit så högt upp på agendan som det kan göra och att förvaltningen har en lika viktig roll i samarbetet som projektavdelningen eller entreprenören.

Förvaltningen har, i ett riktigt bra partneringprojekt, mandat att föra in sina frågor och utbytet mellan entreprenör och förvaltningssidan blir så mycket bättre och gamla inarbetade roller bryts.

En entreprenör som i kommande projekt förstår förvaltarens utmaningar utvecklar byggandet och förvaltaren hjälper till i projektet med att optimera den kommande drifts- och underhållspengen, samtidigt som tidigare mindre bra lösningar inte används igen. På detta sätt blir projekten helt enkelt bättre.

Våga prioritera
Hyresnivån grundar sig på produktions-, drifts- och underhållskostnaden samt avkastningskrav. Med lösningar som minimerar den kommande drift- och underhållskostnaden har vi mer pengar att investera i produktionen. Det kan vi välja att lägga på lägre hyror eller högre kvalitet.

Detta samband är viktigt att gå igenom i projektets uppstart. Vad är viktigt i just det här projektet? När vi tvingas eller vill prioritera hur ska vi tänka och agera? Är tiden, kvalitén eller kostnaden viktigast när vi projekterar.

Allt kan inte vara lika viktigt i varje projekt. Prata om det och få alla parter i projektet att ha samsyn och avsätt tid för detta redan innan projekteringen startar.

Bra förfrågningsunderlag
Men allt startar i ett bra förfrågningsunderlag. Utvärdera det som är viktigt för just detta projektet, det är det som blir det mest ekonomiskt fördelaktiga priset.

Utvärdera till exempel hur partneringupplägget ser ut, hur ekonomin ska kunna vara transparant hos alla parter, kompetens att kalkylera med livscykelkostnader, säkerhet att hålla slutkostnadsprognoser eller hur värderingsstyrt företagen arbetar.

Men lägg och en affärsmässighet som grund, alla parter ska vinna på att arbeta på detta sätt.

Ärlighet och öppenhet
Partnering baseras på en stark värderingskultur utifrån värderingarna som ärlighet och öppenhet hos såväl bolagen som hos individerna.

Alla behöver utbilda sig för att verkligen gå in med rätt kunskap och inställning, det är lika viktigt hos förvaltaren som projektledning, entreprenör och underentreprenörer.

Går man in i projektet med en annan inställning och förutsättningar kommer det med all sannolikhet att gå fel och då är det bättre att från början välja ett traditionellt arbetssätt.

Jennie Sahlsten
Christer Kilersjö

Jennie Sahlsten är vice vd på Erlandsson Byggkoncern. Christer Kilersjö är vd på Eksta Bostads AB.