Väsbyhem har det senaste året infört ett nytt fastighets- och ekonomisystem. Lars Utter har vid sidan av sitt ordinarie förvaltarjobb varit intern projektledare för upphandlingen.
Hur har det gått?
– Det var mycket jobb med att gå igenom alla våra processer för att kunna ställa rätt krav i upphandlingen. Det krävs ju att vi både har koll på den befintliga verksamheten men också en tydlig bild av hur vi vill ha det i framtiden.
Hur lång tid tog det att få nya systemen på plats?
– Vi gick ut med förfrågningsunderlaget i slutet av 2016, började implementera de nya systemen i mars i fjol. Sedan oktober är vi i skarp drift och använder första månaderna som provdrift och om några veckor ska vi godkänna leveransen och de krav vi ställde i upphandlingen.
Vilka är fördelarna med nya fastighetssystemet?
– Framför allt mobiliteten för användarna ute på fältet. Nu har vi alla ärenden med oss i paddan/mobilen och kan lätt få fram uppgifter om felanmälan, ronderingar, kunder med mera. Systemet är väldigt formbart, sparar tid och ger bättre kvalitet.
Vad har varit svårast?
– För min egen del att pussla ihop mitt ordinarie arbete med projeklederiet. Det tar mer tid än man tror. Vi hade uppskattat med att det skulle ta en tredjedels arbetstid under någon månad men tog i själva verket två tredjedelar av min tjänst i fyra månader.
– I samband med uppstarten var det körigt med att hjälpa kolleger att förstå systemet och även avhjälpa några felaktigheter. Men jag har fått jättebra hjälp av mina medarbetare i teamet när det var svårt att hinna med det vanliga arbetet. Sammantaget har det gett mig väldigt mycket.
Några särskilda tips du vill dela med dig av?
– Vi valde att köra merparten av utbildningarna i de nya systemen internt i stället för att låta leverantören hålla i dem. Det gjorde att leverantören kunde lägga mer tid på att få systemen att fungera och att vi lärde oss systemen bättre redan från början. Vi vet ju bäst själva hur vi jobbar. Dessutom underlättar det när vi ska utbilda nyanställda. Även att se till att skratta mycket i projektmöten då det omedvetet ger energi för alla är viktigt.
Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se
Mer om Lars Utter
Ålder: 45 år
Titel: förvaltare
År i branschen: 27 år, hela tiden på Väsbyhem. Började som sommarjobbare och klippa gräs och rensa ogräs. Har varit fastighetsskötare, reparatör och kvartersvärd.
Roligast med förvaltarjobbet: Att man träffar så många olika människor och att det hela tiden händer nya saker. Man får en bra inblick i samhället och människors liv.
Bästa med Väsbyhem: Ett pålitligt företag både mot oss anställda och våra kunder. Vi har väldigt öppen och bra stämning.
Det gör jag när jag är ledig: Familjen förstås, dessutom kör jag enduro, springer och åker längdskidor.
Favoritbyggnad: Tycker vårt huvudkontor är väldigt häftigt, flashigt för att vara i Väsby.
Hans Hellberg
