Aff Forum är mest känt för att ge ut mallar för att skapa avtal inom fastighetsförvaltning, fastighetsdrift och service management. Och visst är ett bra avtal en god grund för en tjänsteentreprenad, men långt ifrån det enda som krävs. Därför försöker Aff stödja branschen även på andra sätt, som genom seminarier och kunskapsspridning.
För ögonblicket pågår ett större utvecklingsprojekt som handlar om hur man rent praktiskt går tillväga när man är part i en tjänsteentreprenad. Allt ifrån upphandlingsskedet till entreprenadens avslut behandlas, och resultatet blir som en kunskapsbank Aff:s medlemmar kan vända sig till.
En av medlemmarna i projektgruppen är Lars Emtander, Head of Technical Excellence på ISS Facility Services AB. ISS är medlemmar i föreningen Aff Forum och kan därför vara med i utvecklingsprojekten.
– Det är viktigt för oss att vara delaktiga och försöka bidra till utvecklingen av vår bransch, säger Lars Emtander. Att dessutom få möjlighet att vara med i utvecklingsprojekten gör det hela ännu bättre. Både genom att vi får en möjlighet att representera leverantörssidan, och på ett rent personligt plan.
Partsammansatta projekt
Det pågående projektet går under projektnamnet Att leva med Aff och bedrivs med en projektgrupp som är partssammansatt. Det innebär att gruppen består av såväl leverantörer som beställare och konsulter. Det är en viktig regel inom Aff, att alltid arbeta partssammansatt.
Men kan man verkligen dela med sig av saker som leverantör när det sitter beställarrepresentanter i rummet?
– Det är klart, man kan ju inte prata om allt – men det mesta, säger Lars. Det är både roligt och givande att få träffas i ett avslappnat sammanhang. Annars möts vi mest när vi är motparter i ett avtal, då blir samtalen såklart annorlunda.
Fungerande entreprenader
Vad är det då som behandlas i just det här projektet?
– Enkelt sett kan man säga att vi försöker beskriva den perfekta hanteringen av en entreprenad. Vi lyfter verkliga exempel på händelser och avtalsskrivningar till diskussion, och försöker utefter dem formulera vad man bör generellt bör tänka på och ge konkreta tips.
Men vill inte beställare och leverantörer olika saker?
– Nej, inte på helheten. Alla vill ju ha väl fungerande entreprenader, eller hur? Och vi säger inte att man måste göra på ett visst sätt, utan lyfter fram bakgrund och konsekvenser av olika saker. Sedan är det upp till var och en att fatta beslut utefter den situationen man har.
Behövs tid för förberedelser
– Ta det här med implementeringen till exempel. Vi som leverantörer behöver tid på oss att förbereda entreprenaden, från det att kontraktet är tecknat. Ofta ska personal rekryteras, det kanske ska beställas bilar och datorer och arbetet ska planeras i detalj.
– Om beställarna förstår det och planerar för det i sin tidplan kommer starten på entreprenaden fungera bättre – och det är ju lika viktigt för beställarna. Så vad vi gör i projektet är att belysa vad som händer under en implementering, sedan får alla fatta sina egna beslut.
– Jag rekommenderar alla i branschen att ansöka om att få vara med i ett utvecklingsprojekt, det är både roligt och lärorikt.
