En krisplan kan vara uppdaterad samtidigt som beredskapen brister. För fastighetsägaren blir skillnaden tydlig när driften stannar, entreprenören uteblir och hyresgästerna behöver besked. Säkerhetsrådgivaren Fredrik Pettersson på 2Secure lyfter behovet av att pröva organisationens förmåga i praktiken.
Det är en kall vardagsmorgon. Ett längre elavbrott drabbar området samtidigt som mobilnätet fungerar dåligt. Felanmälningarna kommer inte fram som vanligt och det är svårt att få kontakt med driftentreprenören.
Vilken fastighet behöver insatser först? Vem får beställa en akut åtgärd? Och hur får hyresgästerna information när de vanliga kanalerna inte fungerar?
Scenariot är tänkt, men frågorna visar vad beredskap innebär i en fastighetsägares vardag. Någon måste kunna prioritera, fatta beslut och få arbetet gjort.
– Börja med att undersöka vad ni faktiskt klarar när viktiga funktioner försvinner. En plan får sitt värde först när människorna som ska använda den vet hur de ska agera, säger Fredrik Pettersson.
Fredrik pekar på hur företag kan ha dokumenterade rutiner men ändå sakna tillräcklig praktisk förmåga. Särskilt sårbara blir verksamheter när flera störningar inträffar samtidigt.
Börja med fastigheternas viktigaste funktioner
För fastighetsägaren behöver arbetet ta sin början i beståndet. Vilka funktioner måste upprätthållas, vilka avbrott får störst konsekvenser och var finns de mest känsliga verksamheterna?
Ett bostadshus, en kontorsfastighet och en byggnad med omsorgsverksamhet kan kräva olika prioriteringar. Därför behöver den övergripande krisplanen kompletteras med kunskap om varje fastighets förutsättningar och hyresgästernas behov.
Fastighetsägarna lanserade i maj 2026 en beredskapsguide som behandlar bland annat avbrott i el, värme och vatten, kontinuitetsplanering, cybersäkerhet och samverkan med hyresgäster. Utgångspunkten är att byggnaderna så långt som möjligt ska kunna fortsätta fungera under en allvarlig samhällskris.
För förvaltningen innebär det att omsätta planen i konkreta arbetsuppgifter. Kontaktuppgifter, tillträde till teknikutrymmen och ansvarsfördelning behöver vara tillgängliga även när ordinarie system inte går att använda. Det behöver också finnas ersättare för personer som sitter på avgörande kunskap.
Vad kan entreprenören faktiskt leverera?
En central fråga är hur beroendet av externa leverantörer ser ut. Fredrik Pettersson lyfter i sitt underlag risken med avtal som utgår från normala förhållanden, trots att en större kris kan slå mot många kunder samtidigt.
För en fastighetsägare blir det exempelvis relevant att diskutera hur driftentreprenören fördelar personal vid omfattande störningar och vilka alternativ som finns om ordinarie resurser saknas.
– Ta samtalet med era viktigaste leverantörer innan något händer. Vad kan de hålla i gång, vilka resurser har de och vad behöver ni själva kunna lösa? säger Fredrik Pettersson.
Frågorna behöver sedan kopplas till den egna organisationen. Vem tar över kontakten om ansvarig förvaltare inte är tillgänglig? Vilka beslut kan jouren fatta? Vilka åtgärder kan vänta?
Hyresgästerna behöver veta vad som händer
Beredskap handlar också om relationen till dem som använder fastigheten. Vid en störning behöver hyresgästerna förstå vad som har hänt, vad fastighetsägaren gör och när nästa besked kommer.
Ett praktiskt sätt att pröva kommunikationen är att utgå från att både hemsidan och den vanliga hyresgästappen är otillgängliga. Då blir det tydligt om det finns alternativa kontaktvägar och en överenskommen plats för information.
Dialogen behöver föras i förväg. En lokalhyresgästs egen beredskapsplan kan bygga på antaganden om fastigheten som fastighetsägaren inte känner till.
Låt förvaltningen pröva planen
Enligt en Novusundersökning som Myndigheten för civilt försvar presenterade i februari 2026 uppgav 41 procent av de tillfrågade organisationerna att de hade en plan för en samhällskris. Tidsbrist angavs som den största utmaningen av 36 procent. Resultaten gäller företagsberedskap generellt, inte specifikt fastighetsbranschen.
För fastighetsägaren kan ett första steg vara att samla förvaltning, drift, kundservice och ledning kring ett gemensamt scenario. Följ händelsen från det första larmet till nästa arbetsdag och dokumentera vilka frågor som saknar svar.
– Använd övningen till att upptäcka var ni fastnar. Bestäm sedan vem som ska åtgärda bristerna och när ni följer upp dem, säger Fredrik Pettersson.
Förvaltarnas kunskap om husen, entreprenörerna och hyresgästerna blir då ett viktigt underlag för ledningens beslut. Beredskapen får en konkret plats i arbetet med att hålla fastigheterna fungerande – också den dag förutsättningarna förändras.
