Beslutet att skjuta upp en underhållsåtgärd går ofta att hitta i en budget eller ett mötesprotokoll. Det som saknas är prislappen, skriver Anton Lindegren, Head of Professional Services på Planima.
Takbytet flyttas till 2028, reliningen till året efter och fasadrenoveringen får vänta tills det finns mer pengar. Beslutet att skjuta upp underhållet går ofta att hitta. Det står i budgeten, i protokollet eller i den reviderade planen.
Det som nästan aldrig står där är vad beslutet kostar: “Vad riskerar vi när vi skjuter upp det som egentligen behöver göras nu?” eller “Hur mycket dyrare blir det om vi måste laga akut om två år istället för att underhålla idag?”.
Två av tre fastighetsägare säger att planerat underhåll hör till deras tre viktigaste frågor. Ändå säger 77 procent att de bara hanterar det akuta när budgeten är tight. Det mönstret har vi undersökt närmare i en rapport som Planima nyligen publicerat. Den bygger på nya enkätsvar, intervjuer med förvaltare och branschföreträdare och underhållsplaner från nästan 3 700 fastigheter hos allmännyttiga bostadsbolag.
Mönstret är tydligast bland just allmännyttiga och kommunala aktörer. Där har 42 av 43 svarande skjutit upp planerat underhåll av budgetskäl. Bland de privata fastighetsbolagen är det 13 av 20. Underlaget är litet, men skillnaden är för stor för att vara en slump.
Två sätt att skjuta upp
Underhåll skjuts upp på två sätt. Det ena är uttryckligt. Någon sitter i ett budgetmöte och konstaterar att åtgärd X och Y får flytta, eller så pausas en pågående upphandling för att en akut skada går före. Det beslutet går att peka på.
Det andra sättet är tystare. Underhållsbudgeten blir det som finns kvar när allt annat är betalt. En förvaltningschef i ett allmännyttigt bostadsbolag berättade hur budgeten för planerat underhåll legat på samma nivå i flera år och sedan börjat krympa, när räntor, avskrivningar och vakanser tog allt större plats: ”sen har vi fått börja äta på den pengen”.
Det är ingen slump att det är underhållet som ger vika. Räntan måste betalas. Myndighetskraven har en deadline. Akuta fel måste lagas. Underhållet är den enda posten i en pressad budget som kan skjutas upp utan att någon märker det samma år.
Beslutet saknar sitt pris
Oavsett vilken väg uppskjutandet tar har de två sätten en sak gemensamt: beslutet fattas utan att dess kostnad står bredvid. Åtgärden flyttas till nästa års plan, men vad det kostar att vänta följer inte med.
Redovisningen förstärker det. I årets resultat syns uppskjutet underhåll som en besparing. Att samma åtgärd kan bli dyrare att genomföra om två år syns inte alls.
När samma förvaltningschef fick frågan vad uppskjutandet i slutänden hade kostat blev svaret: ”Den skillnaden har jag egentligen inte.” Det är ingen kritik mot den personen. Det är helt enkelt sällan någon som ber om den siffran.
Men den går att få fram. En annan förvaltare i vårt material beskrev stammar som fått vänta i åtta, nio år. Under tiden gick pengarna till återkommande spolning och vattenskador, som sammanlagt kostat uppemot hälften av vad åtgärden skulle ha kostat från början. Siffran fanns inte i något beslut. Den kom fram när någon ställde frågan.
Samma osäkerhet syns i de stora talen. Sveriges Allmännytta beräknar kostnaden för att renovera allmännyttans fastigheter som är äldre än 40 år till närmare 686 miljarder kronor, vilket motsvarar ungefär 21 800 kronor per kvadratmeter.
Den underhållsskuld som faktiskt står registrerad i allmännyttiga bostadsbolags underhållsplaner i Planima ligger på omkring 1 750 kronor per kvadratmeter, räknat bara på fastigheter där en skuld finns registrerad. Det är snarare en lägsta nivå, eftersom många bolag fortfarande håller på att föra in sina behov i planerna.
Antingen underskattar planerna behovet kraftigt, eller så överskattar en beräkning som utgår från byggnadernas ålder det. Att två seriösa sätt att räkna hamnar så långt ifrån varandra betyder att ingen riktigt vet hur stor notan är.
Sätt ett pris på väntan
Mer pengar till underhållet är svårt att få fram. Att sätta ett pris på väntan är betydligt enklare.
När en åtgärd flyttas kan man skriva in, bredvid det nya årtalet, vad det troligen kostar att vänta. Det kan vara risken för följdskador, akuta insatser under tiden eller en samordning som går förlorad när entreprenören redan har åkt. En grov uppskattning räcker. Poängen är att beslutet fattas med en synliggjord konsekvens.
Varje år kan man sedan ta ett par projekt som skjutits upp och räkna på vad väntan faktiskt kostade. Efter några år finns något som nästan ingen har i dag: egna erfarenhetstal för vad det kostar att vänta.
Och när underhållsplanen läggs fram för styrelse och ägare kan priset på att vänta stå med. En plan som visar vad varje uppskjutande kostar är svårare att skjuta upp ännu en gång.
Det kommer att finnas år då underhållet måste vänta, och ibland är det rätt beslut. Men då bör det beslutet fattas med vetskap om vad det kostar.
