I april 2019 bytte bostadsföretaget Förbo från sitt gamla fastighetssystem till en helt webbaserad version. Fördelarna med att välja en molntjänst är många, alltifrån att slippa lägga tid på uppgraderingar till friheten att kunna arbeta från vilken plats som helst.
Beslutet drevs av IT-ansvarig Maja Bergström som ville skapa en modern och framtidssäkrad IT-miljö med användarvänliga molnbaserade system.
I takt med att många vant sig vid att handla, utföra ärenden och ta del av underhållning via streamingtjänster online ökar också förväntan på att digitala arbetsverktyg ska vara snabba, enkla och lättillgängliga. Därför väljer alltfler företag att gå från system där en klient installeras på varje dator, till webbaserade system som användaren kan nå från vilken dator eller mobil som helst.
Förbo har cirka 6 000 bostäder i de fyra kommunerna Härryda, Mölndal, Lerum och Kungälv. Maja Bergström kom till företaget 2016 som IT-ansvarig och är en av runt 65 anställda. Det första hon gjorde på Förbo var att dra igång en omstöpning av företagets IT-miljö från windowsbaserade applikationer till snabba och smidiga molntjänster.
Automatiska uppdateringar sparar både tid och pengar
När det gäller tekniken så innebär molntjänster att leverantören ansvarar för att drifta och uppgradera systemet. Förbos systemuppdateringar sker numera automatiskt månadsvis utan vare sig avbrott eller inblandning från Förbo själva.
Maja Bergström på Förbo.
– Förr gjordes uppgraderingar av systemet en gång per år. Det tog en hel dag och systemet var nedstängt, berättar Maja. Nu får jag bara ett meddelande att ”det är uppdaterat” – tack!
Den är också helt annorlunda när det kommer till möjligheten att konfigurera systemet. Förbo kan konfigurera i stort sett allt själva, det är oftast bara om större mängder data ska föras in i systemet som man kontaktar leverantören. Då läggs en order från supporten och sedan skrivs informationen in i systemet. Snabbt och enkelt.
– Skillnaden mellan traditionella system och molnbaserade när det gäller beroendet av konsulter är stort. Jag kan konfigurera hur mycket som helst själv numera, konstaterar Maja.
Snabbt och effektivt projekt med digitala verktyg
Systembytet inleddes på våren 2019 och sköttes till stor del på distans via digitala verktyg. När man loggade in första dagen var det mesta på plats och personalen hade fått utbildning i den nya miljön.
Däremot saknade man utbildning som relaterade mer direkt till de dagliga uppgifter personalen utför; sätta upp ordrar, avrapportera och slutföra ärenden.
Det har man löst genom att låta de team som snabbt tog till sig det nya systemet lära dem som känt sig osäkra och inte utnyttjat systemet till fullo.
Den största utmaningen att få med alla på tåget
Det är också förändringsarbetet som varit den största utmaningen enligt Maja Bergström. Även om man tidigt involverade interna ambassadörer på varje kontor och alla hade tillgång till det nya systemet i testmiljö, har det varit en utmaning att få alla att använda systemet som tänkt.
Människor är olika förändringsbenägna och den största utmaningen har därför inte varit det tekniska projektet utan att få med hela organisationen i den förändring ett systembyte medför.
Fler tycker att det är roligare och enklare i det nya systemet
Nu när systemet varit igång under ett drygt år ser Maja stora förändringar i hur man arbetar.
Eftersom moderna gränssnitt är snabbare sparar man tid genom att man helt enkelt hinner göra mer. De aviseringar som tidigare tog en timme går nu på ett par minuter.
Fler tycker att det är roligare och enklare att arbeta i det webbaserade systemet vilket inte minst märks på hur mycket mer meddelandetjänsten används.
– Min mobilräkning är enorm numera, säger Maja med ett skratt. Men det är det värt! Personalen älskar det och vi kan ge bättre service till kunderna.
Fortsatt utveckling är framtiden
Eftersom Förbo nu har möjligheten att låta alla, från kontorspersonal till de som är ute på fältet, jobba från vilken dator som helst kommer alla att förses med laptops.
Vad skulle du säga till andra som sitter i äldre system men inte bestämt sig för att uppgradera ännu?
– Jag skulle säga ”kör, vad väntar ni på”? Det kommer alltid att finnas medarbetare som inte vill ha förändring men man kan inte stanna utvecklingen. Det är också viktigt att se till att alla chefer är med på tåget så att allt inte kommer från IT-avdelningen. Med ett positivt ledarskap med ambassadörer som tycker att det här är kul kommer det att bli mycket enklare.
