Mönsteråsbostäder använder QR-koder för att kvalitetssäkra rondering och felrapportering. Resultatet är bättre kontroll, enklare uppföljning och fler åtgärdade avvikelser – tack vare MyQRs system som personalen faktiskt vill använda.
Med hjälp av QR-koder och en användarvänlig digital lösning har Mönsteråsbostäder gått mot en mer effektiv och kvalitetssäkrad tillsyn av sina fastigheter. Genom att kombinera rondering, felrapportering och uppföljning i ett och samma system får både personalen och förvaltningsledningen bättre kontroll – samtidigt som arbetsvardagen förenklas.
– Det är enkelheten som är den stora vinsten. När det blir smidigt att rapportera fel, då görs det också, säger Fredrik Ottosson, förvaltare på Mönsteråsbostäder.
Allt har sin egen kod
Bakgrunden till satsningen var ett byte av fastighetssystem där den tidigare ronderingsfunktionen inte motsvarade bolagets behov. Lösningen blev ett QR-baserat system från MyQR där varje objekt – exempelvis trapphus, lekplatser eller sprinklercentraler – har sin egen kod.
– Varje QR-kod är kopplad till en checklista med kontrollpunkter. När personalen är på plats skannar de koden med mobilens kamera och fyller i om allt är i ordning eller om de upptäcker en avvikelse. Vid behov kan de direkt bifoga bild och kommentar, förklarar Fredrik.
Systemet omfattar idag flera typer av kontroller – allt från brandsäkerhet, lekplatskontroller, städronder och sprinkleranläggningar. En tydlig fördel är att kontrollen måste ske på plats: det går inte att ”göra klart” rundor i efterhand från kontoret.
– Det viktigaste är att alla verkligen måste vara fysiskt närvarande, vilket höjer kvaliteten, säger Fredrik.
Resultat registreras automatiskt
För varje kontrollpunkt registreras resultatet automatiskt i systemet. Vid avvikelser går ärendet direkt till Fredrik som kan fördela ut det till interna resurser eller externa entreprenörer. Tidigare fanns risken att fel rapporterades muntligt och sedan glömdes bort – men den risken är i princip eliminerad.
– Det har aldrig kommit in så många felrapporter som när vi precis började använda systemet. Inte för att fastigheterna blivit sämre, utan för att det nu är så lätt att rapportera allt, berättar Fredrik.
Underlättar planering och uppföljning
En annan fördel är den översikt och planeringsmöjlighet som systemet ger. Varje medarbetare ser sina egna uppgifter och kan planera veckan därefter. För Fredrik som har ansvar för uppföljning innebär det också att han enkelt kan se vilka kontroller som är utförda, vad som ligger efter och när nästa runda ska ske.
– Det underlättar enormt för mig i mitt uppföljningsarbete. Jag kan anpassa mina egna kontroller efter när personalen har varit på plats, så att det blir rättvisande, säger han.
Enkel implementering
Implementeringen har varit relativt enkel, då systemet inte kräver någon teknisk kompetens för att administrera. Checklistorna skapades internt och QR-koderna sattes upp manuellt. Trots att Mönsteråsbostäder valt att ännu inte koppla lösningen direkt till sitt fastighetssystem, har de redan upplevt stor nytta.
– För ett mindre bolag som vårt, med 1 400 lägenheter, fungerar det här utmärkt. Det är just den låga tröskeln som gör att systemet verkligen används – och det är då man får effekt, avslutar Fredrik.
