Att få in hyran och se till att avtalet är korrekt räcker inte i arbetet som fastighetsägare. En passiv förvaltning kan göra fastigheten till en omedveten möjliggörare för ekonomisk brottslighet – med juridiska och säkerhetsmässiga risker som följd.
Fastigheter används i dag allt oftare som verktyg i ekonomisk brottslighet. En adress, ett hyresavtal eller en lokal kan räcka för att ge legitimitet åt verksamheter som i praktiken saknar substans. För fastighetsägare innebär detta ett förändrat ansvar, där traditionell förvaltning inte längre räcker till.
Kriminella aktörer utnyttjar kommersiella lokaler som postadresser, frontverksamheter eller tillfälliga kontor för bolag som snabbt byter namn, styrelse eller inriktning. För fastighetsägaren kan allt se korrekt ut vid inflyttning. Problemen uppstår när ingen systematisk uppföljning sker under hyrestiden.
– Min erfarenhet är att många problem uppstår när man saknar rutiner, om de är otydliga eller att man inte följer upp över tid. Det handlar inte bara om att teckna rätt avtal och göra en bakgrundskontroll, utan om att säkerställa att rätt aktör bedriver rätt verksamhet i lokalen även under hyrestiden, säger Ulf Malm, VD Svensk Trygghetscertifiering.
Påverkar bolagets säkerhet
Fastighetsägare omfattas inte generellt av penningtvättslagens fulla krav på kundkännedom. Trots det är kopplingen tydlig. Banker och finansiella aktörer ställer i dag ökade krav på transparens och rimlighet, vilket även påverkar fastighetsägare indirekt.
– I praktiken kan uppföljning ibland vara mycket enkel. Ett exempel är att faktiskt gå in i verksamheten och köpa något. Vad står på kvittot? Vilket organisationsnummer använder man? Stämmer det med hyresavtalet?, säger Ulf.
Rutiner för hot och våld
När förvaltare eller annan personal konfronterar misstänkt verksamhet kan personliga risker uppstå. Därför måste rutiner för hot och våld vara lika självklara som hyresjuridiken.
– Det ska vara tydligt för medarbetarna att de inte står ensamma. En konflikt med en förvaltare är inte personlig – den är mellan hyresgästen och hela fastighetsägaren som organisation, säger Ulf och lägger till:
– Tydliga rutiner fyller också en annan avgörande funktion: de gör att hanteringen aldrig blir personlig. När avvikelser uppstår ska fastighetsägaren kunna peka på avtal, riktlinjer och interna processer,
Digital säkerhet och resiliens
Ytterligare aspekter som gör att en aktiv förvaltning är av vikt är fastigheternas digitala säkerhet. NIS2- och CER-direktiven breddar perspektivet på god förvaltning, från ekonomi till säkerhet och resiliens. Man betraktar fastigheter i allt högre grad som en del av den kritiska infrastrukturen, eftersom de inrymmer verksamheter som är viktiga för samhällets funktion.
Ett genomgående budskap från Ulf Malm är att inte vänta på att någon annan ska agera.
– Ju tidigare fastighetsägaren agerar, desto större är möjligheten att stoppa oönskade upplägg innan de växer och sätter sig, säger han.
Text: Thomas Hallberg
thomas.hallberg@forvaltarforum.se
Vad innebär detta för fastighetsägare i praktiken
Penningtvättslagen – indirekt men reell påverkan
● Se till att ha en rimlig förståelse för hyresgästens verksamhet
● Vid granskning kan bristande dokumentation uppfattas som passivitet
● Banker och myndigheter ställer ökade krav även på fastighetsägare
NIS2 och CER – fastigheter som samhällskritisk infrastruktur
● Fastigheter ses i ökande grad som en del av kritisk infrastruktur
● Det innebär en risk att ha otydlig kontroll av vilka verksamheter som bedrivs
● Fokusera på systematik och långsiktig uppföljning
Praktiska råd för förvaltningen
● Ha tydliga och förankrade rutiner för uthyrning och uppföljning
● Säkerställ att verksamheten i lokalen stämmer med hyresavtalet
● Följ upp även när hyran betalas utan anmärkning
● Dokumentera avvikelser och åtgärder
Arbetsmiljö
● Att ha rutiner för hot och våld ska vara självklart
● Se till att medarbetare aldrig står ensamma i riskfyllda situationer
