Som strategisk inköpare på Familjebostäder är du spindeln i nätet för att hålla ihop affären, både när det gäller förvaltning och nyproduktion. ”Vi vill få de bästa avtalen och samtidigt ha riktigt bra relationer med våra leverantörer”, säger Felicia Jartén.
En förutsättning för att vara en bra inköpare är att hålla sig ajour med förändringar i branschen och kunna samarbeta med kollegor och leverantörer. Då hjälper det, att som Felicia Jartén, vara en problemlösare och att gilla bredden på upphandlingarna.
Felicia började som strategisk inköpare på Familjebostäder i Stockholm 2023. Hon berättar att hon verkligen trivs med variationen i sitt arbete, alla kollegor och den tillåtande kulturen på arbetsplatsen.
– På Familjebostäder upplever jag att det finns utrymme att testa och utforma upphandlingarna på nya sätt och därmed utvecklas. Det är väldigt roligt, säger Felicia med entusiasm.
Eftersträvar hållbart samarbete
Hennes roll som strategisk inköpare innebär att hon genomför upphandlingar som Familjebostäder behöver och håller i projekten som det innebär. Det är en bredd på projekt, vilket Felicia tycker om, allt från upphandling av skötsel av växter på de egna kontoren till stora byggentreprenader.
För att bli en bra inköpare och beställare anser Felicia att man bör ha förståelse för hur marknaden fungerar och vara tydlig.
– Jag tror alltid att det bästa är att försöka uppnå ett hållbart samarbete – både med kollegor på bolaget och med leverantörer. Som upphandlande part eller beställare kan vi inte bara pressa priser. I längden kommer det inte att gynna oss som beställare.
Krav och uppföljningar
För Felicia finns det flera sätt att optimera resultatet av en upphandling. Dels handlar det om hur man utformar själva kravbilden i upphandlingarna och därefter hur avtalen utformas. Man måste ha en strategisk medvetenhet hela tiden, som hon påpekar.
Dels behöver man som beställare göra uppföljningar. Det är ett sätt att säkerställa att avtalen följs och därmed ger Familjebostäder valuta för sina pengar. Man följer upp de faktiska beställningarna och leveranserna. Men man gör även kontroller kopplat till uteslutningsgrunder under löpande avtalsperiod. Det innebär att man kontrollerar att det inte finns missförhållanden i den inköpta verksamheten, som att någon är dömd för brott till exempel.
Dessutom är den interna miljöenheten inblandad i alla upphandlingar och ställer krav kopplat till miljöfrågor. De ser också till att detta följs i avtalen.
– Varje år görs även en uppföljning på våra relationer till leverantörerna. Då ser vi över hur vi är som beställare, hur samarbeten och beställningar fungerar och hur leverantörerna uppfattar att vi följer avtalen.
Varför gör ni alla dessa uppföljningar?
– Det är för att leta ständiga förbättringar och göra insatser för att nå bättre resultat. Det är också för att värna om våra leverantörer och våra samarbeten med dem. Avtalen ska ju vara hållbara för både oss och för våra leverantörer, annars så kommer det inte fungera i verkligheten.
Vilka är svårigheterna när man gör upp avtal?
– Vi har förstås LOU (lagen om offentlig upphandling) och andra regelverk att förhålla oss till, men ur min synvinkel är det ingen större utmaning, utan snarare roligt. Det gör att man verkligen behöver tänka till och vrida och vända på saker. Det skulle vara tråkigt att göra samma sak varje dag. Man får hålla sig uppdaterad på rättspraxis och göra på ett nytt sätt, än förra gången.
Finns det något annat som är utmanande?
– Det händer mycket i den här branschen. Det är förändringar; utgångslägen och förutsättningar som ändras snabbt. Behov kan uppstå snabbt vilket ställer krav på oss som inköpare. Men det är också det som gör det roligt.
Vilka egenskaper har du som gör dig till en bra inköpare?
– Jag tycker att det är väldigt kul att lösa problem. Även om det kan vara utmanande kring LOU och rättspraxis och att hantera flera olika typer av marknader, avtal och upphandlingar försöker jag vara optimistisk i alla lägen. Allt går att lösa på ett eller annat sätt.
Vad är det bästa med att arbeta på Familjebostäder?
– Det är kollegorna på inköpsenheten och alla andra som jag samarbetar med i vardagen. Jag kan absolut inte göra en upphandling själv, utan är högst beroende av våra interna kompetenser och jag försöker vara lyhörd. Mina kollegor och medarbetare på Familjebostäder är extremt viktiga. Allting är ett lagarbete och tillsammans kan vi nå resultat.
