2016 påbörjade Sjöbohem en digital förändringsresa för att modernisera bolaget. Resultatet? Ökad kundnöjdhet, smidigare processer och bättre uppföljning. Dessutom är det samma antal medarbetare som nu hanterar ökad omsättning och större förvaltningsyta.
Det var Morgan Johnsson, VD på Sjöbohem och ordförande i Allmännyttans Digitaliseringsråd, och förvaltningschef, Kent Tillberg, som började arbeta med att ta bolagets vardag in i den digitala tidsåldern.
Morgan Johnsson, Sjöbohem
– Vi tyckte att fastighetsbranschen var väldigt konservativ. Vi gjorde saker på samma sätt som för 40 år sedan med skillnaden att då cyklade man, nu kör vi bil, då skickade man brev nu mejl. Vi insåg att om vi ska kunna driva det här bolaget som vi vill måste vi utgå från driften av ett modernt företag, säger Morgan Johnsson.
Till en början handlade det främst om verksamheten och förvaltningen, senare kom också kundperspektivet in. Det som duon fokuserade på var hur Sjöbohem skulle fungera som ett modernt bolag, där allting var uppkopplat.
– Kan vi sy ihop det – då kan vi få en fantastiskt effektiv förvaltning, säger han.
Steg ett – en utmaning
En digitaliseringsstrategi skapades men idéer är ju en sak, att omsätta dessa i praktiken en annan. Det första de stötte på var att hela organisationen sa: ”Det har vi inte tid med”. Ledarduon fick tänka om vilket ledde till att alla medarbetare fick skriva dagbok. Genom att få en tydlig bild av hur medarbetarnas arbetsdagar såg ut hittade de sin första tidstjuv: nyckelhantering.
En anställd jobbade halvtid enbart med att lämna ut och återfå nycklar. Ett digitalt nyckelskåp köptes in där entreprenörerna kunde hämta och lämna nycklar. En halvtidstjänst som kunde arbeta med annat frigjordes. Effektiviseringen gav mersmak. De började titta på andra saker att förbättra och hittade en bra samarbetspartner, en konsult, som kunde ta fram digitala lösningar utifrån verksamhetens behov.
– Vi satte några principer som att effektivisera den manuella processen och stoppa in den i datorn. Sedan tog vi små steg, för i vår organisation fungerar det inte att göra en jätteförändring, säger Morgan Johnsson.
Designade flöde utifrån näthandel
Sjöbohems digitala lösning blev en där databaser och verktyg är separerade och en API används för att överföra data. För att öka kundnyttan tog de inspiration från näthandeln, där köparen, eller i deras fall hyresgästen, uppdateras om varje steg i processen. När en felanmälan görs digitalt får hyresgästen en mejlbekräftelse när ärendet går till en tekniker. När tjänsten är utförd går den informationen ut digitalt till hyresgästen.
Men automatiseringen görs även i andra delar av förvaltningen. Något som kräver att fastigheterna är uppkopplade.
– Vi jobbar med automatavläsningar från energisystemen, vatten och värme. Det gör att vi inte behöver ha någon som åker ut och tittar, utan informationen tankas in per automatik. Vi har standardiserat det för att alla fastighetssystem ska prata samma språk, säger han.
Stängde kontoret
Ett annat resultat av verksamhetsförändringen är att kontoret alltid är stängt och enbart tar emot bokade besök. Det låter inte så kundvänligt men Morgan Johnsson säger att det blev precis tvärtom.
– Vi undrade hur det skulle tas emot av våra kunder? Det blev en toppengrej för när kunden kom stod vi färdiga och hade förberett allting. Hela ärendet är oftast löst på fem minuter.
Mer yta, omsättning och tjänster – med samma antal tjänstepersoner
Vad har då denna verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering, som han kallar det, gett? 2010 hade Sjöbohem en omsättning på 130 miljoner, idag ligger den på 190 miljoner. Den förvaltade ytan har gått från 125 000 kvadratmeter till 140 000 kvadratmeter.
Av de idag 63 anställda är cirka 11 heltidsanställda tjänstepersoner vars arbete påverkats av digitaliseringen. Sjöbohem har även egna hantverkare och jobbar med ett större utbud av tjänster mot kommunen idag. Framför allt på tjänstemannasidan har man bibehållit samma antal tjänster utan att anställa fler. Där har man frigjort arbetstid genom en digitalisering av arbetsuppgifter.
En viktig lärdom som Sjöbohems VD lyfter är att vara tydlig med att verksamhetsutvecklingen inte handlar om att avskeda folk utan om att göra rätt saker.
– Vi har varit väldigt noggranna med att kommunicera att vi inte gör detta för att säga upp personal utan för att inte behöva anställa någon, och för att alla medarbetare ska kunna utföra sitt jobb under normal arbetstid.
Fortsätter utvecklas
Som en del av Allmännyttans Digitaliseringsråd hoppas Morgan Johnsson att andra små fastighetsbolag ska kunna dra nytta av Sjöbohems lärdomar. Dessutom kommer deras egen verksamhetsutveckling fortsätta.
– Jag ser glädjen hos mina medarbetare när de växer i sina roller, kan gå upp och ta mer ansvar. Det och att se våra nöjda kunder är en fantastisk känsla, avslutar Morgan Johnsson.
Tips inför den digitala resan:
- Stanna upp och reflektera. Vad gör jag med mina 8 timmar om dagen?
- Se om det går att digitalisera delar av detta.
- Se digitalisering som en metod för att effektivisera och förbättra verksamheten. Involvera de anställda i processen, eftersom de bäst vet vad som behövs i deras arbete.
- Ta små steg. Inför förändringar successivt och bygg vidare på de förbättringar som fungerar.
Mari-Louise Paulson
redaktionen@forvaltarforum.se
