Foto: ICA Fastigheter
En väl genomarbetad underhållsplan gör livet lite enklare för fastighetsförvaltaren. En långsiktig plan som belyser vad fastigheten behöver, när den behöver det och vad det kommer att kosta är avgörande. Samtidigt sparar den tid och pengar – och skapar värde.
Peter Högberg på Svenska Handelsfastigheter
För Peter Högberg, Distriktschef på Svenska Handelsfastigheter, handlar det i stor utsträckning om handelsfastigheter med varierande underhållsbehov. Han berättar att en bra och genomarbetad underhållsplan, som håller sig aktuell, ofta kräver en del förarbete.
– Det handlar om allt från ritningar, inventarielistor, besiktningsprotokoll, tekniska aspekter och så vidare. I samband med att man får in nya fastigheter kan sådant saknas, och då gäller det att hitta så mycket som möjligt.
Lära känna sin fastighet
Det allra första man bör göra är att lära känna sina fastigheter ordentligt, bland annat genom att vara ute på plats, men också genom kontinuitet. Att byta driftpersonal och förvaltare för ofta brukar inte vara det optimala, menar Peter Högberg.
– Det gäller att prioritera besök ute på fastigheterna för att hitta de högdragande fastigheterna, så att förvaltaren tillsammans med driftentreprenörerna exempelvis kan hitta smarta energioptimeringar.
Underhållsböcker och kollegor
När man upprättar en underhållsplan är det viktigt att förhålla sig till aktuella priser och nyckeltal. Många förvaltare använder till exempel färdiga sammanställningar av materialkostnader, arbetskostnader och tidsåtgång som underlag till sina underhållsplaner.
– Verktyg som underhållsböcker är bra. Men jag brukar också prata mycket med både kollegor, entreprenörer och leverantörer för att hela tiden få en uppdaterad och aktuell bild över kostnaderna. Det finns ofta mycket kunskap och insikter att hämta där.
Många bäckar små
Avloppsspolningar, kontroller och besiktningar. För att ha en bra kostnadskontroll gäller det att även mindre, återkommande underhåll, finns med i underhållsplanen.
– För även de små kostnaderna kan bli en stor kostnad om man inte håller koll på det. Tar du hela tiden ut en spolbil till en fastighet med dåliga ledningar utan att planera, blir kostnaderna snabbt höga.
Håll dokumentet levande
Oavsett hur man väljer att upprätta underhållsplanen, om det är i ett excelark eller genom en digital molnlösning, är det viktigt att dokumentet är levande. Det händer hela tiden saker – och därför måste det finnas utrymme för flexibilitet.
– Har man något som enligt UH-planen ligger för byte om tre år, men drar massa onödig energi, kan det ju faktiskt vara värt att genomföra renoveringen redan nu.
– Men man kan inte fixa allt direkt, utan det är viktigt att ha med sig ekonomin. Jag vill ofta göra väldigt mycket – men underhållsplanen måste ha en ekonomisk balans, säger Peter Högberg.
ICA Fastigheter samkör
På ICA Fastigheter använder man bland annat underhållsplanen för att samköra stora renoveringar i fastighetsbeståndet. Dessutom jobbar man med att utforma en egen prislista – utifrån utfallet, rent kostnadsmässigt, i olika underhållsprojekt.
Genom att använda ett övergripligt fastighetssystem, som hjälper förvaltaren att till exempel se när samma underhåll på flera fastigheter behöver utföras i närliggande regioner, går det att hålla underhållskostnaderna nere.
Beatrice Hardståhl, ICA Fastigheter
– I systemet kan vi med några klick exempelvis se vilka fastigheter som behöver nytt kylsystem inom några år i en viss region. Då kan vi samköra hela arbetet, säger Beatrice Hardståhl, teknisk förvaltare på ICA Fastigheter och fortsätter:
– Vi har fastigheter i hela landet och dessutom ganska stora och tekniskt avancerade system med kostsamma underhåll, därför blir det extra viktigt för oss.
Egen prissättning
När det kommer till att räkna på framtida underhåll har ICA Fastigheter påbörjat en långsiktig process med att ta fram egna prissättningar. Även om man utgår från färdiga prislistor, går man tillbaka till underhållsplanen i efterhand och skriver vad den faktiska kostnaden blev.
– Vilket gör att vi kan göra en bättre bedömning vid nästa renovering. Det hjälper oss också att sätta regionala priser, eftersom vi har fastigheter i hela landet. Vi hoppas, långsiktigt, att kunna bygga en egen prislista. Det är åtminstone framtidsvisionen.
Inte för detaljerad
En utmaning kan vara att faktiskt använda underhållsplanen i det vardagliga arbetet, menar Beatrice, och lyfter fram att underhållsplanen inte får bli för detaljerad. Det ska vara enkelt att förändra och uppdatera den vid behov.
– Man får tänka att man ska lägga sig på en rimlig nivå. Det är viktigt att ha ett bra system för underhållsplanen som hjälper förvaltaren i arbetet.
Vem äger planen?
Det är dessutom viktigt att någon äger underhållsplanen, berättar Beatrice, och syftar bland annat på förvaltaren.
– Det är nyckeln till en bra underhållsplan. Det finns ingen som kan upprätta en underhållsplan bättre än den som känner fastigheten, vilket oftast är förvaltaren tillsammans med driftteknikern.
Underhållsplanen bör sträcka sig minst 30 år. Den ska vara långsiktig – samtidigt som det är viktigt att fokusera på de närmaste åren.
– Det gör att man sätter igång sitt arbete i tid, vilket förhoppningsvis minskar det felavhjälpande underhållet. Det blir också svårt att finansiera något om det inte finns med i underhållsplanen från början.
Att tänka på när det kommer till underhållsplanen:
- Se till att någon “äger” underhållsplanen – förslagsvis förvaltaren.
- Använd färdiga prislistor. Men för även en dialog med entreprenörer och leverantörer för att få en bra uppfattning om rådande prisläge.
- Den bör sträcka sig 30 år framåt, annars finns risken att man missar större underhåll.
- Se till att hålla den på en bra nivå och inte göra den för detaljerad. Då blir det lättare att använda sig av den i det vardagliga arbetet samtidigt som en överlämning till ny förvaltare blir enklare.
- Genomför minst en genomgång per år av fastigheten tillsammans med drifttekniker och fastighetsskötare. De är ofta i fastigheten och kan komma med bra inspel.
- Underhållsplanen är ett levande dokument – se till att ha den någonstans där det är enkelt att ändra i den.
- Se över möjligheten att flytta på större renoveringar om de går att samköra med annat underhåll i fastighetsbeståndet.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
