I sista delen av vår serie delar får du tips och tankar, samt konkreta råd på vad du som fastighetsägare kan checka av vid genomförandet av din unika digitala resa. Följ med!
Artikeln uppdaterades i augusti 2023
Förvaltarforum har tillsammans med Meta publicerat en serie artiklar där du som läsare under ett års tid kunnat följa en fastighets digitala resa utifrån olika teman.
I denna resumé spinner vi vidare på artikelseriens röda tråd och gör nedslag i tidigare artiklar. Serien är att ses som en kunskapsplattform med inspiration och idéer för att hjälpa förvaltare och fastighetsägare i vardagen samt underlätta digitaliseringen av era fastigheter.
Den har belyst olika perspektiv på digitaliseringen, såsom strategi, ekonomi, ambitionsnivå, energi, hyresgäster, ärendehantering etcetera.
Svävandes över alla artiklar finns också sambandet kring digitalisering och dess bidrag i hållbarhetsarbetet med till exempel minskat klimatavtryck på lokal respektive global nivå.
Är digitalisering en trend – bestå eller snart ute?
Innebörden av ordet digitalisering inom fastighetsförvaltning, som traditionellt sett betyder att göra analog information till digital, handlar om hantering av information, processer, arbetssätt och inte minst människans roll kring allt detta.
Digitaliseringstrenden har bara börjat. Betänk att det inte var alltför länge sedan det sas att internet bara är en fluga eller att det skämtades om självstyrande bilar…
Men det är upp till varje fastighetsägare att avgöra vad som är relevant att mäta, utveckla och genomföra för just dig och dina fastigheter, det viktiga är att du agerar.
Det är lätt hänt att den höga ambitionsnivån att digitalisera och utveckla allt på en gång leder till att arbetet bromsas upp och inget blir gjort.
Vi förordar därför att sätta upp rimliga men ändå utmanande ambitionsnivåer och våga prova, börja med någon del eller genomför enstaka åtgärder på hela beståndet för att sedan utvärdera och besluta vidare. Ta ställning och börja agera nu, för detta är en trend som kommer bestå.
Vad är den röda tråden i artikelserien?
Nuläge, ambitionsnivå och mål är pusselbitar som återkommer hela tiden i serien.
Ditt utgångsläge, hur hårt du spänner din båge och din framtida målbild ger dig en viktig start, draghjälp och är vägvisare i arbetet med digitaliseringen. Den indata ni har idag sätter utgångsläget för er resa.
När nuläget är satt har ni alla möjlighet att välja hur ni vill utveckla er genom att välja åtgärder som passar just era affärsmål, fastigheter och kunder, för att sedan ta steg för steg på er digitala resa.
Steg 1 – att samla och strukturera
Behovet av att hantera information om våra byggnadsverk är stort. Även om det kan tyckas övermäktigt att samla den kommer det i slutändan att löna sig!
Vårt konkreta tips är att börja med att samla och strukturera den information du redan har, du kommer troligtvis bli positivt överraskad och inse att du har mer information än du trodde.
Steg 2 – Besluta om vilken information som är nödvändig
Nästa steg blir att besluta vilken information du vill ha framgent samt hur denna ska ajourhållas. Information som organisationen inte har kontroll över kan bli osäker, kostnadsdrivande och otillgänglig.
Genom att börja arbeta datadrivet och samla dokumentationen så är du igång. Besluta därefter vilken information som är nödvändig, hur den ska hållas uppdaterad samt sätt ägarskapet för den så säkerställer du informationens riktighet framgent.
Digitala tvillingar
Samla nu all information i en gemensam databasmiljö med öppna API:er så är den digitala tvillingen på väg att växa fram, även om tvillingen till att börja med kanske bara är en avlägsen släkting som har en mindre likhet med originalet.
Var ska man lägga ribban för att mäkta med?
I flertalet artiklar berörs nyttan av att gå från reaktiv till proaktiv förvaltning, att vägvalen företaget tar bygger på fakta.
Men för mycket information om vad som krävs för digitalisering och vad det innebär kan leda till att det blir övermäktigt och att ni drar igång en åtgärd utan att egentligen ha en plan för vart ni vill. Det är också bra att alla i organisationen drar åt samma håll.
Det viktigaste är att sätta ribban för vad ni mäktar med. Börja gärna med att fundera över frågorna nedan:
- För vem gör vi detta?
Intressentanalys genomförs. Finns att läsa i artikel 3 ”Intressentanalys – början till digitaliserad förvaltning” - Var är vi idag?
Nuläget beskrivs. Konkreta tips finns att läsa i artikel 2, ”Hur uppkopplade är era fastigheter” samt i artikel 4 ”Status på byggnadsverk och basdata”. - Vart vill vi? Vad vill vi åstadkomma? Vilket klimatavtryck vill vi sätta? Vilken information och data ska finnas, delas, ägas, klassas och förvaltas?
Målbild och vision sätts. Tips är att titta i artikel 7 ”Åtgärder för digital rådighet”, artikel 13 ”Förvaltning med Artificiell Intelligens” samt artikel 16 ”Miljöcertifiering, myndighetskrav och hållbarhet”. - Vilka vägar bör vi då ta?
Plan eller planer tas fram. Här kan du hitta tips från ”Så kan du spara mer energi” artikel 10 samt från ”Okänt innehåll i underhållsskulden” i artikel 15. - Har vi en plan för att involvera/informera/utbilda medarbetare och entreprenörer?
Förankra och utbilda organisationen samt säkerställ kunskapsåterföring, se mer under artikel 10 ”Så kan du spara mer energi” - Är säkerhets- och integritetsaspekten beaktad på resan?
Säkerhetsaspekten inkluderas i målbilden, du kan läsa mer om detta i artikel 12 ”Bästa råden för datadriven förvaltning” och artikel 14. “Hur värnar vi personlig integritet”.
Fastigheten Antennvägen 10 – hur har dess digitala resa gått?
I början på denna artikelserie berättade vi om en kontors- och industrifastighet på 5 000 kvadratmeter på Antennvägen 10 i Tyresö, vilken var i startgroparna för att genomgå en digital transformering.
Nu drygt ett år senare vill vi berätta hur långt de kommit på sin digitala resa:
Kartläggning. Resan började med kartläggning av utgångsläget.
Plan. Därefter togs digitaliseringsplan fram där grunden var att få till en bra uppkoppling i hela fastigheten.
WiFi. Första åtgärden var således att installera WiFi-nät.
Ventilation. ”Fläkteriet är viktigast på ett kontor”, säger hyresvärden och därför var fokus att börja koppla upp ventilationsaggregaten för att säkerställa driften av dessa, vilket kommer att ske via en mobilapp.
Låssystem. Nytt digitalt låssystem för hela fastigheten har installerats och har underlättat nyckelhanteringen enormt.
Sensorer. Fortsättningen på transformeringen är ett pilotprojekt för värme där sensorer sätts upp hos en av hyresgästerna.
Brandskydd. Systemstöd för digital hantering av SBA har köpts in och kommer att börja nyttjas.
Kameraövervakning. Ytterligare framtidsplaner är att installera kameraövervakning, som nu tack vara uppkopplingen är genomförbart.
Dokumenthantering. De håller också på att se över dokumenthanteringen för att få denna digital.
En digitaliseringsresa är en långsiktig förflyttning som varierar utifrån allas olika förutsättningar, den genomförs inte i en handvändning utan behöver få mogna och löpa på under lång tid. Detta är ett gott exempel på starten av en fastighetsägares unika digital resa.
Avslutning
Det har varit väldigt kul att få skriva denna artikelserie och vi hoppas att ni som tagit del av den fått med er lite godbitar som passat in på er digitala resa. Meta har haft förmånen att få vara med och bidra i det digitala utvecklingsarbetet hos flera fastighetsägare och mycket av det vi skrivit om är hämtat från våra erfarenheter och den omvärldsbevakning vi gör.
Vi vill avsluta med att säga att alla steg är en bit på vägen, så det är bara att sätta en fot framför den andra och vandra…
Anndao Pilat och Åsa Sandström
Meta
