Agneta Henriksson, expert på egenkontroll hos Fastighetsägarna GFR, ger sina bästa tips på hur du effektiviserar egenkontrollarbetet – så att du får mer tid över till annat i din verksamhet.
Egenkontroll för fastighetsägare regleras av Miljöbalken och innefattar en mängd områden som noggrant ska kontrolleras, följas upp, underhållas och dokumenteras.
För dig som förvaltar fastigheter kan det vara en stor utmaning att dels hålla koll på lagkraven eftersom de uppdateras kontinuerligt, men även att omsätta dessa krav till praktiskt arbete ute i fastigheterna.
Gör en utförlig riskinventering
Grunden för god egenkontroll är en noggrann riskinventering som påvisar vad som behöver göras i dina fastigheter, när det ska göras och av vem. För att sedan kunna omsätta den till praktiska rutiner behöver du ha kunskap om rådande lagkrav och hålla dig uppdaterad eftersom de förändras kontinuerligt.
– Tar man sig tiden att göra en ordentlig översyn och upprätta korrekta rutiner får man igen det senare, menar Agneta. Det löpande arbetet fungerar smidigare, man får bättre överblick över kommande underhåll, utgifter och kompetensbehov. Med välgjord planering minskar även risken för att viktiga uppgifter glöms bort och man upptäcker fel och brister i fastigheten innan skada hinner uppstå.
Effektiv ansvarsfördelning
Egenkontrollarbetet berör ofta flera olika roller i förvaltningsorganisationen, där administration och samordning ofta kan bli en betungande uppgift för ansvarig förvaltare. Men med ett effektivt verktyg för att dela information och delegera uppgifter inom organisationen kan man avlasta den administrativa funktionen.
– Förvaltaren ska inte behöva ringa runt eller skicka mail för att exempelvis påminna fastighetsskötaren när det är dags att rondera källaren, eller för att stämma av hur en besiktning har gått. Om var och en självständigt kan färdigställa sina uppgifter, utan manuell hantering av förvaltaren, så är det att föredra. I bästa fall kan förvaltaren ändå följa arbetet ute i fastigheten på digital väg.
Automatisera processer
Det löpande egenkontrollarbetet handlar huvudsakligen om att utföra kontroller och underhåll ute i fastigheten enligt tidsbestämda intervaller, som sedan ska dokumenteras och följas upp med konkreta åtgärder.
– Mitt tips är att använda digitala hjälpmedel för att slippa onödig manuell hantering, som ofta annars landar hos förvaltaren. Med automatisering minskar risken för fel eller att rutiner glöms bort, men gör även organisationen mindre sårbar om till exempel en nyckelperson slutar.
Exempel på processer som med fördel kan automatiseras:
- Påminnelser för ronderingar/besiktningar
- Schemaläggning för underhåll
- Hantering av checklistor, protokoll och dokumentation
- Felanmälan och ärendehantering
- Inköp av material och externa tjänster
Samla allt i ett egenkontrollsystem
I Fastighetsägarnas egenkontrollsystem får du en tydlig överblick över lagkraven och hur du ska arbeta rent praktiskt för att följa dem. Din riskinventering mynnar ut i faktiska rutiner, där du får föreslagna uppgifter och tidsintervall som är baserade på rådande lagstiftning. Du kan sedan dela ut uppgifter till olika roller i förvaltningsorganisationen, där var och en självständigt slutför och dokumenterar sina aktiviteter.
– Du får automatiska påminnelser när det är dags att utföra en uppgift, du har alltid tillgång till uppdaterade lagkrav och det är enkelt att ladda upp och sortera din dokumentation. Till och med externa konsulter kan ladda upp färdiga protokoll i systemet via extern länk.
Nya funktioner
Systemet utvecklas kontinuerligt med användarna i fokus för att kunna erbjuda så användbar funktionalitet som möjligt. Under det senaste halvåret har det rullats ut en mängd nya funktioner, exempelvis integrerad ärendehantering och smarta tillvalsmoduler för felanmälan och kundkommunikation.
– Kundportalen är särskilt användbar för förvaltningsbolag som sköter egenkontrollen för många olika kunder. Här kan du dela innehåll för specifika kunder så att de kan följa arbetet i just sin fastighet och ta del av de rutiner och lagkrav som ställs på dem som fastighetsägare.
Vill du veta mer om hur du kan effektivisera ditt egenkontrollarbete? Kontakta gärna Agneta Henriksson eller läs mer på Fastighetsägarnas hemsida.
Telefon: 033-23 30 61
E-post: agneta.henriksson@fastighetsagarna.se
