Cecilia Gardner Larsson tipsar om hur man kan bli bättre på att prioritera.
Under året som gått har vi alla blivit omskakade och behövt fundera på vad vi gör, hur vi gör det och varför – åtminstone på jobbet. Coronapandemin har inneburit att vi alla blivit tvingade att avstå från en hel del som vi tidigare tagit för givet. Som en gigantisk fasta har vi behövt ställa in många aktiviteter och avstå från att till exempel dagligen träffa våra arbetskamrater, umgås med den äldre generationen, träffa vänner och bekanta och från att resa.
Vi har alla behövt lära oss lite nya sätt att leva våra liv – lite mer begränsat och att tillbringa mycket mer tid hemma. Livet har blivit lite mindre och krympt under 2020. Vi har också brutalt blivit påminda om att livet inte är för evigt och det inte finns några garantier för hur mycket tid just jag får på jorden.
Nu när vaccineringen mot Covid-19 inledd och 2021 har börjat finns det anledning att fundera på hur vi vill leva när vi snart har alla möjligheter serverade igen. Finns det något vi har lärt oss av pandemin och allt vi avstått ifrån? Har vi genom att avstå från en del faktiskt fått mer tid för det viktigaste?
För många år sedan gick jag en kurs som handlade om hur man arbetar mer effektivt. Vi blev ombedda att varje gång vi fick ett inkommande mail eller annan arbetsuppgift fundera på den utifrån två aspekter – bråttom/inte bråttom och viktigt/inte viktigt. Genom att göra en fyrfältare kan samtliga arbetsuppgifter då landa i en av fyra kategorier:
- Bråttom och viktigt
- Bråttom och oviktigt
- Inte bråttom men viktigt
- Inte bråttom och inte viktigt
Många arbetsuppgifter kvalificerar ju som tur är in i ruta 1 – både bråttom och viktigt och de gör vi ju ofta relativt omgående. Sedan finns det de som känns bra att bara bocka av från att-göra-listan – det vill säga de som faller i ruta 2 – bråttom men ganska oviktiga. De som hamnar i kategori 4 – varken bråttom eller viktiga borde hamna direkt i papperskorgen eller i alla fall läggas sist i prioritering.
Men det som jag lärde mig av den kursen och som jag fortfarande har med mig är att det är kategori 3 som ofta får stryka på foten. Det är ofta uppgifter som skulle förbättra verksamheten och spara mycket tid framöver om vi bara avsätter lite tid för det idag.
Det kan vara halvtråkiga uppgifter som att dokumentera möten i CRM-systemet eller att uppdatera mallar och listor som gör jobbet så mycket enklare nästa gång samma uppgift ska utföras. Att lära sig nya dataprogram eller appar kan höra hit. Men inte minst att kontinuerligt ta sig tid för uppföljning och reflektera över vad som händer i omvärlden, hur arbetet utförs idag och vad vi kan göra annorlunda och bättre framöver. Att träffa människor utanför branschen eller gå på ett seminarium och lära sig om hur man gör i andra företag och organisationer hör definitivt hit.
Genom att ta makten över min tid, sätta upp realistiska mål och varje vecka se över hur mycket tid jag avsätter till varje kategori blev jag efter kursen bättre på att prioritera det viktigaste först. Jag såg också vad jag lägger min tid på och vad jag fick prioritera bort. Jag lärde mig att lyfta blicken och fick fler arbetsuppgifter i kategori och 1 och 3 gjorda medan kategori 2 och definitivt 4 kan minskade till ett minimum.
Som en övning går ju detta såklart också att göra i sitt privatliv. Lägger jag tiden på det jag tycker är viktigast? Hinner jag med dem och det som betyder mest för mig? Hur mycket tid går bort på sånt jag egentligen tycker är oviktigt?
Eller är all min tid inbokad – jag kanske behöver sluta göra saker för att få mer tid för att pausa, göra ingenting och återhämta mig, gå i skogen, leka med barnen, umgås med vänner eller se en bra Netflixserie utan krav på mig att vara ett dugg effektiv? God fortsättning på 2021 och lycka till med att förvalta det viktigaste du har – din tid.
Cecilia Gardner Larsson
Konsultchef Real Competence
