Bästa råden från mest innovativa bolaget

Förvaltaren utsågs till Årets innovativa fastighetsaktör 2020 för sin satsning på automatiserad felanmälan. Bostadsbolagets chef för digitalisering Magnus Löfgren delar med sig av sina erfarenheter.

Allmännyttiga Förvaltaren i Sundbybergs stad har testat automatiserad felanmälan med sensorer och i vår ska ett pilotprojekt rullas ut i fyra bostadshus.

”En innovativ lösning där redan existerande teknik och kunskap integreras för att skapa konkret nytta. Lösningen är dessutom applicerbar brett över hela fastighetssektorn”, skrev juryn i Business Arena Tech Awards som utser Årets innovativa fastighetsaktör.

– Det är jättekul att vi trots att vi är ett litet bolag i en liten kommun får satsa och testa de här grejorna. Men vi gör det med väldigt mycket omtanke om plånboken. Så det är inga stora miljonsatsningar, utan vi gör det i liten skala och skyndar otroligt långsamt för vi vill göra det här rätt, säger Magnus Löfgren, chef digitalisering på Förvaltaren.

Magnus Löfgren på Förvaltaren.

Hållbart, lönsamt och effektivt
Enkelt förklarat fungerar systemet så att 20–100 sensorer i varje fastighet kan upptäcka fel när det gäller temperatur, fukt, vattenläckage, avfall och dörrar. Antalet sensorer beror på fastighetens storlek. Ifall fel upptäcks skickas informationen till ett centralt fastighetssystem där felen registreras och snabbt kan åtgärdas.

Magnus Löfgren menar att det nya systemet är hållbart, ekonomiskt fördelaktigt och effektivt ur underhållssynpunkt.

– En jättestor grej är att det funkar dygnet runt. Fel och felanmälningar registreras dygnet runt oavsett om det är helg eller vilken dag det är. Om man får en avvikelse på en sensor mitt i natten så ligger den där på morgonen och väntar. Det är jättebra för då hinner vi kanske åtgärda det innan en hyresgäst hinner bli irriterad.

Bättre information
Nästa steg är att hyresgäster ska kunna se och följa vad som sker med alla registrerade fel i sitt bostadshus på ”mina sidor” på bostadsbolagets hemsida.

– Hyresgäster kan redan idag se felanmälningarna som de själva har gjort. Men det är ju bra att även kunna se felanmälningar av sensorer. Då vet man att vi har noterat att det är lite låg temperatur, att det är stökigt någonstans eller att något är trasigt. Men där är vi inte än.

Stoppar allvarliga skador
Magnus Löfgren berättar att det nya systemet ska effektivisera underhållsarbetet.

– Vi kan fånga upp problem innan de hinner orsaka en dyr skada och bli ett irritationsmoment för våra hyresgäster. Till exempel har vi rökluckor och andra typer av takluckor på ett platt tak i den här kåken där vi testat systemet. De där luckorna kan brytas eller blåsas upp och de kan gå sönder. Om en sådan lucka står öppen och det regnar kan det bli en vattenskada. Men nu ska vi med hjälp av en vanlig enkel dörrsensor kunna se att här står en sån lucka öppen och då kan vi kolla upp det.

Nöjdare hyresgäster
Systemet ska även ge hyresgästerna en tryggare boendemiljö eftersom trasig belysning, olåsta portar och blockerade nödutgångar kan upptäckas med en gång. Samtidigt minskar kostnaderna för felanmälningar till kundtjänst.

– Värdet som vi hämtar hem är dels nöjdare hyresgäster, dels slipper vi samtal till kundtjänst och det är ju ett faktiskt värde som det går att ta på. Varje felanmälan som kommer in via telefon tar ju x antal minuter som vi kan spara in.

En annan fördel är att avfallshanteraren inte behöver åka på bomkörningar eftersom systemet känner av när ett sopkärl behöver tömmas.

Datadriven förvaltning
När Förvaltaren får många sensorer och mycket data kan bostadsbolaget börja jobba med mer avancerad datadriven fastighetsförvaltning.

– Man brukar ju säga att data är det nya guldet, men då gäller det att bryta det nya guldet. Ett sätt är ju att göra det med sensorer och när du har väldigt mycket data kan du dels dra egna slutsatser, dels kan maskininlärning och övrig AI göra rekommendationer.

Pandemin har påverkat
Magnus Löfgren berättar att testerna av sensorerna bara har skett i allmänna utrymmen och driftsituationer i ett av bolagets bostadshus, vilket delvis beror på den pågående pandemin.

– Det här är ju innovation och verksamhetsutveckling och i den här pågående pandemin så blir det lite så att man backar hem och ser över för att hantera de basala behoven, till exempel felanmälan, jour och it-drift, säger han och tillägger;

– Det har varit bra på ett sätt, men det dåliga är att vi har minimerat vår interaktion med hyresgästerna i detta utvecklingsarbete. Det som varit bra är att vi har fått tid att fila på det här för att knyta ihop ett recept av befintliga standarder och få fram en standardprodukt.

Fel som inte är fel
Förvaltaren hanterar 50 000 – 60 000 felanmälningar om året och då är det väldigt viktigt att det nya systemet fungerar till 100 procent när det rullas ut.

Magnus Löfgren varnar för så kallade ”false positives”, vilket i det här fallet betyder att sensorerna registrerar fel som egentligen inte är fel.

– För oss har det varit otroligt viktigt att vara försiktiga med data och verkligen samla på oss sensordata över tid och analysera den, så att vi kan ta smarta beslut. Så att vi inte bara rullar ut det här och sen börjar våra bovärdar få en massa konstiga felanmälningar som de ska agera på och som inte är fel.

Noggrannhet lönar sig
Testet resulterade i ett ”proof of concept”, det vill säga ett bevis för att systemet fungerar. Att testa sensorer påminner lite om när Ikea testar byrålådor, enligt Magnus Löfgren.

– Man rullar in och ut och testar, så att man inte placerar ut flera 100 sensorer och sen upptäcker man efter ett halvår att 20 har redan gått sönder och 10 klagar på dålig batteritid. Men nu känner vi oss tillräckligt säkra, så i vår kommer vi att rulla ut det här i fyra skarpa fastigheter. Så piloten är inte att vi testar och ser vad som händer, utan det är skarpt på riktigt. Vi kommer köra det här i våra system och vi förväntar oss att det funkar som det ska och att vi ska lära oss ytterligare ett par saker för att sen kunna rulla ut det i hela beståndet.

Sensorer i lägenheter
Inför piloten har några hyresgäster sagt ja till att Förvaltaren även sätter upp sensorer inne i deras lägenheter. Men pandemin skapar som bekant utmaningar när det gäller hembesök.

– Vi kan ju inte bara ramla in hos 200 hyresgäster och installera sensorer om det inte är ett prioriterat och nödvändigt besök. Vår innovation och verksamhetsutveckling får ju inte ske på hyresgästernas bekostnad. Men vi har ändå målet att klara av det här under våren.

Måste vara bra för alla
När man bryter ny mark är det lätt att hamna fel. Det visade dotcom-boomen där många bolag satsade på sånt som ingen ville ha.

– Det är jätteviktigt för oss att det här systemet är bra för alla. Så nu håller vi på att sätta ihop en liten referensgrupp med boende så att vi kan få med dem och få veta hur de tänker. Då gäller det att inte bara plocka ihop ett litet teknikintresserat gäng, utan det ska ju vara alla slags människor.

Även här kan pandemin ställa till problem och Magnus Löfgren tror inte på digitala möten med referensgruppen.

– Fångar vi verkligen de som är viktigast att fånga, de som inte gillar Zoom och kanske inte förstår det här nya? Det är lätt att säga att vi kör på, men då har vi kanske skapat ett digitalt utanförskap igen och de vill vi inte göra. Så det finns en del utmaningar, men de betar vi av.

Inga kameror
Förvaltaren använder inga kamerasensorer överhuvudtaget eftersom det är viktigt att skydda hyresgästernas integritet. Däremot håller bolaget på att testa sensorer med ultraljud som kan känna av om det är skräpigt på allmänna ytor.

– Vi vill se om det går att upptäcka avfall och sopor, till exempel om någon ställer en gammal soffa i en källargång. Sensorn mäter avståndet mellan golvet och taket. Märker den att det har blivit mindre avstånd är det nog något som står där. Men systemet måste kolla om det är samma status en stund senare innan någon åker dit. Det kan ju vara en hyresgäst som upptäckts av sensorn eller så är soffan borta när vi kommer dit. Allt det här måste ske automatiskt och det är här vi är nu och filar för att det ska bli riktigt bra.

Fast API
All kommunikation i systemet sker med Fast API, Sveriges Allmännyttas nya branschstandard som tagits fram i samarbete med de fyra största leverantörerna av fastighetssystem. Denna standard gör det möjligt för olika system att ”prata med varandra”.

Magnus Löfgren ser stora fördelar med Fast API.

– Vi vill göra det möjligt för många bostadsbolag att använda vår lösning och börja hitta på egna användningsområden och uppfinningar, så att vi sen kan använda deras idéer. De andra bolagen är ju också rädda om sina pengar och ingen vill ju dra det här lasset själv.

Så skickas data
Förvaltaren har fördelen av att verka i Sundbybergs stad, en av landets mest uppkopplade kommuner som har ett eget stadsnät.

– Dels finns ett LoRaWAN-nät, så vi kan välja om vi vill skicka sensordata trådlöst, vilket man i många fall vill, eller om vi vill skicka det via fast installation över fiber som vi gör i vissa fall. Vi kan också skicka data via 4G och nu kommer även 5G, men än så länge har vi inte kört några 5G-sensorer.

Batterier och sensorer
Att batteritiden i sensorerna är begränsad är ett problem som måste hanteras.

– Du kan utan problem få en sensor att leva i tio år. Men man ska skynda långsamt med det här. Det sker ju en otrolig utveckling på batterisidan. Sen börjar det komma nya sensorer som drivs av rörelse. Då kan du ha en sensor i en dörr som laddas varje gång du öppnar och stänger dörren, säger Magnus Löfgren och tillägger;

– Vi tar det lite lugnt och hittar de optimala grejorna, så vi slipper göra en massa sensorbyten för tidigt, vilket kan kosta väldigt mycket. Vi brukar skämta om det och säga att batteribytare blir ett nytt jobb.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se

Standard ska underlätta digitalisering