Del 5 – Rätt val för smart digitalisering

Här får du vägledning för att välja rätt ambitionsnivå för informationen i den digitala tvillingen.

Hur balanserar du mellan nuvarande förmåga och att samtidigt tar höjd för framtida behov? En ambitionsnivå för information- och datahantering i den digitala tvillingen behöver definieras så att omfattning och avgränsningar synliggörs.

Frågor som behöver ställas är vad som är värdeadderande att ta med från början och som matchar organisationens förmåga att hantera samt vad som kan vänta till senare.

Vi behöver agera med genomtänkta åtgärder nu med en vision i åtanke, men vad ska vi införa för att få något som är användbart på väg till målbilden? Det är lätt att det blir komplext och splittrat om inte en struktur sätts och efterlevs.

Avstamp från intressentanalysen
En första grov ambitionsnivå för den digitala fastigheten träder oftast fram i intressentanalysen där behov och nyttor synliggörs. Den utgör därmed grunden för det fortsatta arbetet med ambitionsnivån som helst bör vara skalbar över tid och anpassningsbar för olika typer av fastigheter.

Med skalbar över tid menas att man tar höjd för att ambitionsnivån kan justeras och omfatta mer när organisation, teknik och bestånd är mogna för nästa nivå.

Utifrån intressentanalysen behöver identifierade behov och nyttor prioriteras utifrån hur värdeadderade de är jämfört med hur komplexa de är att införa och förvalta. Om planen är att genomföra digitaliseringsarbetet över hela eller valda delar av beståndet, kan värdeskapande nyttor och komplexitet vara olika för olika fastigheter.

Till exempel kan behovsanpassad klimatstyrning av utrymmen vara mindre lönsam för objekt med jämn belastning. Likaså kan automatiserad administration av konferens- och samlingsutrymmen vara till mindre nytta där beläggningsgraden är låg.

Därför kan det vara klokt att dela in behov och nyttor i olika kategorier för att identifiera applicerbarhet på beståndet. Exempel på kategorisering skulle kunna vara på tre nivåer då A-kategori kan vara nyttor och behov som går att applicera på hela beståndet, B-kategori är applicerbart på hälften och C-kategori är applicerbart på en mindre del och där nyttor och behov till exempel får hanteras specifikt per fastighet.

En eller flera ambitionsnivåer?
Beroende på ovanstående kan man behöva sätta flera olika ambitionsnivåer för att anpassa digitaliseringen till sitt bestånd, till exempel utifrån ålder, geografi, verksamhet eller intressentgrupp.

Är det snabbrörliga lokalnyttjare eller är det hyresgäster som är mer långsiktiga? Andra viktiga aspekter att ta hänsyn till är om man ska ta små steg över tid eller ta större språng.

Omfattning av information och dess ägarskap
I de allra flesta fall bör en återhållsam syn genomsyra omfattningen av information. Anledningen är att information bör ägas och förvaltas av en bestämd roll i organisationen för att vidmakthålla riktighet, tillgänglighet och konfidentialitet, det vill säga de tre informationssäkerhetsaspekterna enligt MSB* (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap).

Information som organisationen inte har kontroll över kan bli osäker, kostnadsdrivande och otillgänglig. Därför är det viktigt att organisationen endast omhändertar, förvaltar och äger information och data som är nödvändig och som man har rådighet över.

Vid analys, bearbetning och automatiska åtgärder genereras ofta ny information och data som också behöver hanteras. Är det nödvändigt att spara viss information när transaktionen är genomförd eller kan den gallras? Om den ska ingå i omfattningen, behöver även denna information ägas och förvaltas enligt ovanstående.

Att sätta ambitionsnivå vid digitaliseringen av fastigheten kan påbörjas relativt tidigt i projektet, exempelvis redan när intressentanalysen är färdigställd. Viktigt är att inte stanna och nöja sig med en grov skiss utan att fortsätta arbetet med att besluta, detaljera och dokumentera samt bestämma vilken information och data som ska samlas in, delas, ägas, klassas och förvaltas i den digitala tvillingen.

Patrik Larsson och Anna Bengtsson

Meta

 

* För mer information, se MSB rekommendationer Modell för klassificering av information

En fastighets digitala resa

Förvaltarforum och konsultbolaget Meta vägleder dig i en serie artiklar om hur en byggnad blir digital och uppkopplad.

Bli den första att kommentera "Del 5 – Rätt val för smart digitalisering"

Kommentera

Du måste vara inloggad för att kommentera. Klicka här för att logga in
Inköpsportal - tipsa oss
Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Bild, minst 540 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Inköpsportal - tipsa en kollega