Fabege vässar drift och underhåll

Josefin Lundin, Jonas Leklem och Paul Smith har bara positivt att säga om Fabeges nya sätt att hantera förebyggande underhåll och felavhjälpande.

Fabege har delat upp sina fastighetstekniker i två olika lag så att de antingen jobbar med förebyggande underhåll eller felanmälan. Bättre överblick, kortare avhjälpningstider, färre driftstopp och mindre stress är några av vinsterna.

Bolaget arbetar sedan några med ett så kallat lean-baserat tekniskt driftsarbetssätt i förvaltningen av sina fastigheter. Ambitionen är att jobba effektivare genom minskade spilltider och färre transporter och i slutänden spara tid och pengar och få ännu nöjdare hyresgäster.

Jobba tillsammans
Tidigare ansvarade i princip en fastighetstekniker för sina hus och skulle då sköta både förebyggande underhåll och felavhjälpande. För att minska sårbarheten, överblicken och stressen ändrade Fabege istället till att teamet skulle jobba tillsammans kring husen. I samband med det införde man också avstämningsmöten vid en tavla där alla pågående och planerade arbeten lades upp så att alla kunde se vad som behövde göras den närmaste tiden.

Sedan något år har man dessutom delat upp alla fastighetstekniker i två olika grupper, där den ena enbart arbetar med avhjälpande av fel och den andra enbart sysslar med förebyggande underhåll. Det har blivit den stora vinsten.

Anders Borggren.

Arbetsleder sig själva
Samtidigt har teknikerna och deras arbetsledare fått utökade mandat att lösa uppgifter själva på plats utan att behöva fråga någon högre upp i organisationen.

– Ambitionen är att alla tekniker ska leda sig själva och så ofta som möjligt fatta så många beslut så nära kunden som möjligt. Vi ska inte slösa intern tid på att fråga om onödiga saker, säger Anders Borggren, teknisk chef på Fabege och initiativtagare till det nya arbetssättet.

Jonas Leklem, arbetsledare för den grupp som arbetar med förebyggande underhåll i Arenastaden ger ett exempel:

– I dag byter vi direkt en dörr som riskerar att gå sönder, även om det medför en större kostnad. Tidigare gick vi tillbaka till organisationen och då fanns risk att dörren hann blåsa upp innan någon tog ett beslut, säger han.

Snabbare start och avslut
Generellt har arbetet med felavhjälpande blivit mycket effektivare nu när vi får koncentrera oss på vårt, konstaterar Paul Smith som är arbetsledare för gruppen som arbetar med felavhjälpande i Arenastaden.

– Vi har både snabbare svarstider och är snabbare på att avsluta ärenden. Vi har också fått mer tid för våra kunder och kan vårda den relationen bättre, säger han. Dessutom kan vi hjälpa till med förebyggande underhåll om vi inte har så många felanmälningar.

Hittar fel innan det blir fel
Även det förebyggande underhållsarbetet har vunnit på nyordningen.

– Tidigare när man jobbade med förebyggande underhåll kunde det dyka upp en felanmälan som man var tvungen att ta tag i akut, och då glömdes vissa grejer bort. I dag får gänget med förebyggande underhåll jobba i lugn och ro och systematiskt gå igenom allt utan avbrott.

Jonas Leklem bekräftar:

– Det har lett till att vi hittar felen innan det blir fel. Vi får färre saker som går sönder och påverkar hyresgästerna negativt, och därmed också färre felanmälan. Dessutom hinner vi med strukturerade ronderingar på ett sätt som vi inte hann eller orkade med tidigare.

Mindre stress och ökad lagkänsla
Nyordningen har också inneburit minskad stress och ökad lagkänsla. Vid större fel rycker alla in och hjälps åt.

– Vi har till exempel haft problem med upprepade vattenläckage i ett hus. När det hände hade vi sex fastighetstekniker och tre vattendammsugare på plats inom tio minuter. Kunden gillar en snabb reaktion och uppskattar att man hanterar saker bra när det uppstått fel.

Anders Borggren anser också att medarbetarna har blivit bättre på att våga ta hjälp av sina kolleger om det är något man själv inte kan lösa.

– Det är bättre att ta hjälp av något som löst problemet tidigare än att felsöka själv i flera timmar på saker som inte funkar. Där spar vi tid.

Minskad sårbarhet
Det nya arbetssättet har också inneburit en minskad sårbarhet och bättre överblick säger Josefin Lundin, driftchef i Arenastaden.

– I dag har i stort sett alla våra fastighetstekniker så god kännedom om alla våra fastigheter att de kan lösa ett problem, så var det inte innan. I dag har vi också en överblick som gör att vi kan prioritera det som är viktigast ur vår långsiktiga kundrelation. Då kan vi säkra att våra fastigheter inte går sönder, så det blir svårt eller tar tid att åtgärda.

Kopplar upp alla fastigheter
Fabege är också i färd med att koppla upp alla sina fastigheter för att ytterligare effektivisera driften och underhållet. Drygt hälften av bolagets 68 fastigheter har hittills fått ett eget fibernätverk och bolaget äger själv all data som tas fram.

– I dag ägnar vi mycket tid åt att säkra att det vi tror är okej verkligen är det. Med hjälp av digitaliseringen får vi ett nytt ägarskap över vår vardag och kan ägna oss åt rätt saker och istället få signaler när det avviker, säger Anders Borggren. Därför bygger vi ett system där vi har bestämt vad som är absolut viktigast att ha koll på och att det signalerar när det är nåt fel. Då behöver vi inte ägna tid åt att 99 procent av grejorna fungerar som de ska. Det sparar vi mycket pengar och kvalitet på.

Text och foto: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se

Vinster med nya arbetssättet

  • Bättre överblick och helhetssyn
  • Kortare svarstider och kortare avhjälpningstider vid fel
  • Fler genomförda förebyggande underhåll
  • Färre oförutsedda driftstopp
  • Lägre kostnader för löpande reparationer
  • Minskad stress

Bli den första att kommentera "Fabege vässar drift och underhåll"

Lämna en kommentar