Vill du nå våra 25 000 andra förvaltare?
Vill du ha förvaltarforum direkt i mailen?
Kompetens / Nytt om utbildning & kompetens

Så utvecklar Stena Fastigheter besiktningsprocessen

Mats Carlsson, förvaltare på Stena Fastigheter berättar om hur företaget tagit fram gemensamma rutiner för avflyttningsbesiktningar.

Hallå där Mats Carlsson, förvaltare på Stena Fastigheter i Göteborg sedan drygt ett och ett halvt år. Du ingår i en arbetsgrupp som tagit ett nytt grepp för att förbättra besiktningsrutinerna vid avflyttning. Vad gör ni?

– Jag skulle anmäla två av våra fastighetsvärdar till en kurs i avflyttningsbesiktning av lägenheter men förstod snart att behovet var betydligt större. Vi hade precis startat processen att byta till ett nytt fastighetssystem, där vi får tillgång till ett besiktningsverktyg som kan användas med handdator. När vi inledde arbetet insåg vi ganska snart att alla fastighetsvärdar, uthyrare och förvaltare arbetade väldigt olika. Vi behövde diskutera oss fram till en samsyn – vilka rutiner och vilken policy ska gälla för våra besiktningar på Stena Fastigheter i Göteborg?

Och hur gick ni vidare i det arbetet?
– Jag kontaktade PLUS Utbildning (numera Lexicon Fastighet) som jag hade goda erfarenheter från i mina tidigare anställningar på Familjebostäder och Aranäs Fastigheter, och bad om ett förslag på ett utbildningsupplägg för samtliga förvaltare, uthyrare och fastighetsvärdar. PLUS/Lexicon Fastighet föreslog att vi skulle skapa en besiktningshandbok med rutiner och arbetssätt kring hela besiktningsprocessen som skulle gälla i hela Stena Fastigheters bestånd. På så sätt minimeras risken för att en hyresgäst får godtyckliga bedömningar av sin lägenhet beroende på vilken personal som besiktigar. Nu har snart alla fastighetsvärdar en handbok att stödja sig emot. Och dessutom har de själva varit delaktiga i att arbeta fram när, var och hur besiktningarna ska genomföras.

– Vi startade med en två-dagars grundutbildning för alla berörda, cirka 55 personer. Under utbildningstiden samlade vi in all kunskap och erfarenhet som finns i företaget kring besiktningar och har sedan jobbat vidare ihop med konsulter från PLUS/Lexicon Fastighet och en mindre arbetsgrupp med blandade funktioner från Stena för att sätta vårt arbete på pränt.

– Parallellt med detta har arbetet med byte av fastighetssystem och digitala besiktningar med handdatorer pågått i Stena nationellt. Stockholm och Malmö blev intresserade av att hoppa på tåget kring själva utvecklandet av besiktningsrutinerna och nu är vi inne i slutfasen. En handbok kommer strax ut på remissrunda på samtliga orter och sammanställs därefter i lämpligt format.

Har detta arbete fungerat enligt dina förväntningar?
– Allting tar alltid längre tid än man tror men det har varit en rolig process och vi har arbetat fram ett gediget underlag. Att vi samtidigt skapat en bra gemenskap i företaget, när vi fått en större förståelse för varandras roller i besiktningsprocessen, ser jag som en stor bonus.

När är ni redo att starta besiktningarna med handdatorer?
– Vi startar det arbetet i november eller december i år. Arbetet med att implementera de fastställda besiktningsrutinerna kommer troligen att starta under februari–mars 2018. Det ska vara ett levande dokument som ständigt uppdateras och förbättras.

Läs fler artiklar på Förvaltarforum Kompetens
Inköpsportal - tipsa oss
Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Bild, minst 540 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Inköpsportal - tipsa en kollega