Sedan Studentbostäder i Linköping digitaliserat uthyrningen av sina lägenheter har administrationen minskat med motsvarande en fjärdedels heltidstjänst. Tid som istället läggs på att möta dem som bor i området.
Det var till antagningen hösten 2015 som Stångåstadens dotterbolag beslöt att digitalisera uthyrningen av studentlägenheter med hjälp av mobilt bank-id.
– Det var naturligt att börja med denna kategori eftersom studenter är homogen grupp med god förståelse för digitala tjänster. Dessutom är studenter alltid bra på att ge respons, förklarade Stångåstadens IT-chef Per Sjösvärd vid ett framträdande på Sabos Fastighetsdagar.
Per Sjösvärd, IT-chef på Stångåstaden.
Åtta av tio avtal digitala
Trots att bolaget inte aktivt marknadsförde den nya möjligheten tecknades över 40 procent av de nya hyresavtalen digitalt vid första tillfället. Möjligheten att teckna hyresavtalet på traditionell väg finns fortfarande kvar för dem som vill och för de studenter som inte kan ha mobilt bank-id.
– Studenterna var mest förvånade över att denna möjlighet inte funnits tidigare. Och i dag är 70–80 procent av alla hyresavtal digitala.
Automatisk kontroll av intyg
Med det nya systemet har bolaget både kunnat ta bort och snabbat upp flera steg i ansökningsprocessen.
Tidigare var studenterna tvungna att skicka in intyg som visade att de var berättigade till en studentlägenhet och avtalen skickades fram och tillbaka med posten för underskrifter.
I dag kontrollerar systemet automatiskt mot universitetets antagningsdatabas att personen är student och kontrakten signeras digitalt av båda parter med mobilt bank-id.
Sparar en fjärdedels tjänst
Det nya systemet innebär minskad administration motsvarande en kvarts heltidstjänst.
– Förr tog avtalsteckningen 20 minuter effektiv tid per avtal och i dag är vi nere på tre minuter. Det innebär att vi sparar 17 minuter gånger 1 700 avtal vilket motsvarar tolv hela arbetsveckor för en person, säger Per Sjösvärd.
Höja kundnöjdheten
Och det finns ytterligare lite tid att spara. Fördelningen av lägenheterna och kontrasigneringen av kontrakt övervakas fortfarande manuellt.
– Den tid vi sparar på minskad administration nyttjar vi nu till att möta våra hyresgäster i området för att förhoppningsvis höja kundnöjdheten ytterligare. Dessutom sparar vi ju pengar och miljö på papper, porto med mera.
Digital nyckellösning nästa steg
Per Sjösvärds förhoppning är nu att så snart som möjligt även få fram ett system som hanterar nyckelutlämning på ett smidigt sätt.
– Man kan tänka sig att arbeta med elektroniska skalskydd på lägenhetsnivå eller nyttja mobiltelefonernas NFC-teknik så att en nyckel i telefonen blir giltig så länge hyresavtalet löper. Men vi har en bit kvar där.
Text: Hans Hellberg
redaktionen@forvaltarforum.se
