Att ha koll på informationen om sina fastigheter är ett måste för att effektivisera förvaltning och drift. Men bra informationshantering är i själva verket en överlevnadsfråga.
– Allt fler kontorshyresgäster vill vara i miljöcertifierade byggnader, då måste du kunna visa vad de innehåller. Dessutom kräver framtidens medarbetare att branschen jobbar mer digitalt.
Det säger Lars Lidén, konsult på Meta och Bim-expert. Han vet att många fastighetsägare och förvaltare funderar kring nyttan med Bim (Building Information Modelling).
Inte dyrt och krångligt
Men det behöver enligt honom inte vara så dyrt och krångligt som det låter.
– Den stora nyttan av att digitalisera sin förvaltningsinformation är att man får koll på den genom att samla den på ett ställe där man alltid kan komma åt den. Det finns inget självändamål i att informationen ska finnas i 3D-modeller. När man bygger nytt är det dock dumt att inte passa på, säger Lars Lidén.
Lars Lidén, Bim-expert och konsult på Meta.
Flera drivkrafter för samlad information
Det finns enligt Lars Lidén flera drivkrafter för att digitalisera informationen om sina fastigheter.
– Det kanske mest uppenbara är att det förenklar förvaltningen och gör det lättare att effektivisera drift och hantering av verksamheten. Genom att ha informationen samlad digitalt kan du alltid nå den vare sig du är ute på ett servicejobb eller sitter på kontoret.
– Visst, det går lika bra att ha informationen i en pärm, men den kanske du inte alltid har med dig. Det viktigaste är att du har informationen samlad och att den uppdateras kontinuerligt.
Attrahera nya medarbetare
Lars Lidén tror också att digitalisering av fastighetsdriften är en förutsättning för att attrahera nya medarbetare.
– Dagens, och framförallt morgondagens, medarbetare är uppväxta med att söka information digitalt. Utanför jobbet söker vi information den mesta information vi behöver med våra smartphones, varför ska vi inte kunna göra på samma sätt på arbetet?
Hyresgästernas krav
Men det allra största skälet för fastighetsbranschen att ha koll på sina fastigheter är enligt Lidén hyresgästernas krav.
– Allt fler hyresgäster ställer krav på sina lokaler och för att kunna hyra ut till rätt pris måste du kunna visa att dina lokaler håller en viss nivå. Det innebär allt oftare någon form av miljöcertifiering. För att kunna miljöklassa och behålla din klassning måste du ha koll på informationen både i dag och över tid. När transaktionssidan successivt fokuserar på detta kommer det bli fart på digitaliseringen.
Gräv där du står
Hur gör man då om man vill börja digitalisera sin förvaltningsinformation?
– Börja gräv där du står och samla den kunskap du redan har! Många organisationer har trots allt mycket info om sina byggnader även om det ofta är utspritt i olika system, filer eller t o m pärmar. I styr- och övervakningssystem, underhållsplaner och ritningar finns mycket information.
Många bävar för den tröskel det innebär att samla informationen.
Betalar sig över tid
– Visst krävs det en initial insats men det är tid man får igen i det löpande arbetet. Vi tappar ju faktiskt kontinuerligt tid genom att arbeta ineffektivt. I dag springer vi runt och inventerar våra byggnader med jämna mellanrum. Genom att ha informationen samlad kan du slippa flera av dem. Att inventera kostar ju också pengar.
Bättre kostnadsöversikt
– Att ha informationen samlad ökar dessutom möjlighet till bättre kostnadsöversikt och gör det lättare att sprida ut underhållsarbetet och dess kostnader över tid, säger Lars Lidén.
Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se
Så samlar du din information
- Gräv där du står, samla den information du har. Du har mer information än du tror.
- Välj en gemensam struktur och döp saker så att du hittar dem. En lysarmatur är en lysarmatur och inte en lampa.
