Bästa tipsen för en proffsig avflyttningsbesiktning

Vi träffar Susanne Svensson, föreläsare och utbildningsansvarig på Lexicon Fastighet i Malmö för att prata lite om den svåra konsten att utföra en korrekt avflyttningsbesiktning av en lägenhet.

Susanne har arbetat med föreläsningar inom avflyttningsbesiktningar i fem år och har en tidigare bakgrund från MKB Fastighets AB, där hon under 13 år arbetat som projektledare, besiktningsman och kundvärd.

Hon har även varit ansvarig för de tekniska utbildningarna på Eslövs Yrkeshögskola. När Susanne inte föreläser så utvecklar hon nya kurser som branschen efterfrågar, arbetar mycket med att skapa besiktningsrutiner i en egen handbok för olika fastighetsföretag och handleder personal på plats i deras eget fastighetsbestånd.

 Kanske är det självklart för alla men för tydlighetens skull vill jag att du klargör syftet med en avflyttningsbesiktning – varför håller man på det?
– Det finns flera viktiga skäl, det första är ju att reglera eventuella skulder och skador som hyresgästen kan ha orsakat för att det ska bli rätt och riktigt inför återlämnandet av lägenheten till hyresvärden. Det står ju en ny hyresgäst som ska flytta in i lägenheten, oftast samma dag som den gamla hyresgästen lämnar, och det är superviktigt att det upprättas ett korrekt besiktningsprotokoll som speglar lägenhetens skick och status.
– Ibland händer det tyvärr att fastighetsvärden/besiktningsmannen som kommer in i lägenheten för en besiktning upptäcker att den är totalförstörd och då är det viktig information att föra vidare till uthyrarna om att lägenheten måste stoppas för visning för uthyrning till nya hyresgäster.

Du har utbildat fastighetspersonal på ett stort antal fastighetsföretag, privata hyresvärdar såväl som allmännyttiga företag – vad är den största missen man gör när man besiktigar en lägenhet?
– Det största misstaget är att man är tidsoptimist, man springer upp i lägenheten och har inte avsatt tillräckligt med tid, man springer igenom och tror att man bara behöver titta på ytskiktet och glömmer bort många andra viktiga frågor som är fastighetsägarens ansvar att ha koll på.

Hur prioriterat är egentligen arbetet med avflyttningsbesiktningar ute i fastighetsföretagen?
– Det känns faktiskt som att vi är framme vid en vändpunkt nu där många fastighetsföretag har börjat ta arbetet med avflyttningsbesiktningar på större allvar. Under en lång tid har alltför många fokuserat på att bara titta på ytskikt men fler och fler företag tar nu ett större grepp och vill ha bättre kontroll på elfrågor, kontrollera våtutrymmen bättre för att förebygga vattenskador med mera. Det får ta lite mera tid, man har insett att det rinner iväg för mycket pengar om fastighetsvärden inte gör en ordentlig besiktning och faktiskt tar betalt för de skador som uppkommit under hyrestiden.
– Den nya hyresgästen ställer många gånger stora krav och accepterar inte att flytta in i en alltför sliten lägenhet. Har man då inte tagit betalt av den avflyttande hyresgästen för rena skador och onormalt slitage blir det en dyr affär för fastighetsföretagen.
– Fler företag satsar nu på att utbilda sin personal och skapa bra besiktningsrutiner för att underlätta det ibland ganska svåra bedömningsarbetet för den enskilda fastighetsvärden. Det är inte helt enkelt att ta betalt på rätt sätt, det är något man som individ kan tycka känns jobbigt, då är det väldigt skönt att ha bra rutiner från företaget att luta sig emot och en utbildning där man lär sig hur man faktiskt ska göra

Vilka är dina fem bästa tips för att göra en proffsig avflyttningsbesiktning?

1. Sätt av ordentligt med tid i din kalender när du ska upp i en lägenhet och göra en besiktning, så att du faktiskt hinner att titta på allt om du kommer in i en lägenhet där det finns mycket som är förstört.
2. Se till att du har rutiner för i vilken ordning du ska besiktiga lägenheten så att du verkligen går vänstervarvet och tar rum för rum och detalj för detalj. Då är det lättare att hålla fokus även om hyresgästen går efter dig och pratar om allt mellan himmel och jord.
3. Om du känner dig osäker eller om lägenheten är väldigt förstörd kan det vara en god idé att återkomma och titta en gång till. Kanske kan man också med ta med sig en kollega för att resonera med och tillsammans värdera de skador man är osäker på, är det här normalt slitage eller inte?
4. Dokumentera alltid alla skador med kamera (går bra med mobilkamera) Det är alltid bra att ha bevis på skadan och se till att få med rätt datum så att det inte blir några konstigheter vid en eventuell tvist.
5. Bra om man i företaget då och då planerar in att göra besiktningar ihop med någon kollega för att stämma av om man har samsyn i bedömningsarbetet. Det är inte helt ovanligt att en hyresgäst flyttar från ett område till ett annat inom samma fastighetsföretag och upplever att besiktningsmännen haft olika sätt att bedöma samma typ av skada.

Är det en fördel att ha hyresgästen med sig när man besiktigar lägenheten?
– Ja, jag tycker att det är bra. Om man lägger lite tid i början när man kommer till lägenheten och förklarar att man är där för att titta på lägenhetens skick och status och inte är där för att kontrollera dem och debitera. Bra att förklara att de kan sätta sig någonstans i lugn och ro medan man besiktigar. Sedan är det väldigt bra att de finns till hands i lägenheten för det kan uppkomma frågor kring någon skada där man är tveksam och då är det bra att kunna fråga och få en förklaring. Det är ju också hyresgästen som känner till om det finns andra skavanker i lägenheten som det är bra att fastighetsägaren får kännedom om.

Om hyresgästen är missnöjd efter besiktningen och inte håller med om din bedömning och blir förbannad, vad tycker du att man bör göra då?
– Då gäller det att kunna möta kunden och lyssna och erbjuda dem en objektiv bedömning av en annan besiktningsman. Viktigt att man inte lägger någon prestige i att min besiktning och bedömning är den enda korrekta. Och landar man då i samma bedömning och ändå är oense med hyresgästen så får hyresgästen bestrida kravet.

Till sist, den ibland så känsliga frågan om städning, vad gör man när de nya hyresgästerna möts av en ostädad lägenhet på inflyttningsdagen?
– Ja, detta kära ämne skapar många debatter ute i företagen, det som är en välstädad lägenhet för mig kanske inte är detsamma för dig. Absolut viktigast är att man i tid påminner den avflyttande hyresgästen om dennes skyldigheter om att återlämna en väl rengjord lägenhet. Att man tillhandahåller checklistor, gärna med pedagogiska bilder som beskriver var och hur det ska städas. Och att de börjar städa i tid, inte samma morgon som lägenheten ska lämnas.
– I de fall detta ändå inte fungerar är det många företag i dag som planerar för vissa akuta städinsatser. De med egen städpersonal i företaget har en särskild beredskap för detta i månadsskiften. Om man anlitar städentreprenörer kan man boka in dem för annan typ av löpande städning i till exempel tvättstugor, förråd etcetera så att de redan finns i området under den aktuella tidsperioden.