Hur detaljerad behöver informationen vara?

Fler och fler fastighetsförvaltande organisationer implementerar systemstöd för att professionalisera administration och uppföljning av byggnadernas status, drift, underhåll och myndighetskrav.  Men vilken ambitionsnivå och detaljeringsgrad ska vi  ha på informationen i vårt systemstöd? Vad vinner man på att även inkludera installationer och komponenter i databasen? 

Det är naturligtvis enklare att hantera förändringar på bara förvaltningsobjekt och byggnadsverk än att även låta installationer och komponenter ingå, de är så många fler till antalet och byts ut eller förändras så mycket oftare.

Ändå ger det värde att informationen kring dessa hanteras då flera av dem är rapporteringsskyldiga eller besiktningspliktiga. Lägger man till hantering kring det förebyggande och planerade underhållet, garantier, ombyggnadsprojekt och hyresgästanpassningar så sker en betydande informationshantering av installationer och komponenter, med eller utan systemstöd, i förvaltningsorganisationen.

Nyttan av att samla allt på ett ställe
Installationer och dess komponenter genererar mycket information av värde för en förvaltningsorganisation. Inte sällan i ostrukturerade dokument som skickas via mejl eller delas på filservrar i olika versioner. För att sammanställa inför myndighetsrapportering eller för att ta fram en filterförteckning krävs ibland ett detektivarbete som kan ta lång tid.

Att istället kunna samla strukturerad information som data på ett ställe i ett systemstöd är naturligtvis bättre. Att uppdatera informationen på ett ställe gör det lättare för organisationen samt att det går fortare att hitta och sammanställa informationen per objekt eller hela beståndet.

Men även ett systemstöd kräver fortfarande att informationen uppdateras kontinuerligt vilket i sin tur kräver tydliga processer och en organisation för informationsförvaltningen.

Att bestämma detaljeringsgrad
För att börja hantera information om installationer och komponenter i systemstödet behöver man bestämma detaljeringsgrad. Det kan vara bra att sätta flera anpassade detaljeringsgrader, till exempel en för det befintliga beståndet och en för ny- och ombyggnadsprojekten.

För det befintliga installationsbeståndet kanske det inte finns så mycket tillgänglig information då installationerna har ett antal år på nacken samt att driftpärmar och förteckningar har försvunnit eller har oklar versionshistorik och status. Då kan man behöva inventera sin anläggning.

Men innan det behöver man kravställa detaljeringsgraden och se över vilka installationstyper och informationsegenskaper som ska ingå. För befintliga installationer bör man prioritera installationer med krav på myndighetsrapportering och besiktningar.

Det kan finnas fördelar att även ta med installationer som kan påverka brukare och hyresgäster, likaså installationer med kontinuerligt underhållskrav, högre investerings- och underhållskostnader.

Ny- och ombyggnadsprojekt
För kravställning av information från ny- och ombyggnadsprojekt kan man gå lite längre då det oftast är enklare för projektörer och entreprenörer att påföra önskad information i byggnadsinformationsmodellerna och objektdatabasen under projektering och produktion.

Exempel på detta kan vara information om ytskikt, installerade komponenter i utrymmen, tillgängliga luftflöden och eleffekter som kan vara till nytta för exempelvis underhåll, upphandling av FM-tjänster och entreprenader likaså för planering avseende lokalförsörjning.

Fånga olika intresseområden
Det är viktigt att samverka med hela förvaltningsorganisationens alla intressenter för att fånga olika intresseområden vid kravställning. Tekniska förvaltare vill kanske planera och följa upp myndighetsrapportering samt förebyggande och planerat underhåll.

Drifttekniker och entreprenörer kan ha behov av filterdata, fabrikat och typer. Uthyrare och projektavdelningen kan ha behov att se vilka installerade effekter, luftflöden, tillgängliga ytor för att matcha blivande hyresgäster eller för hyresgästanpassningar som exempel.

Informationsförvaltning
Det är viktigt att utarbeta en tydlig kravspecifikation med tillhörande vägledning på vilka egenskaper som ska redovisas på respektive utrymme eller installationstyp.

Det är också viktigt att skapa tydliga processer och roller så att den förvaltningsintressanta informationen kan checkas in till förvaltningen eller ut till kommande ombyggnadsprojekt samt för att vidmakthålla informationen i systemstödet.

Arbetet kan dock vara mödan värt då det går snabbt och säkert att finna adekvata uppgifter för exempelvis myndighetsrapporteringar, information inför upphandlingar, lokalförsörjning eller underhåll.

Patrik Larsson
Lars Lidén, Meta

Läs tidigare artiklar från Meta här

Meta medverkar återkommande med krönikor eller expertsvar om digitalisering, utveckling, informationshantering och förvaltning. Som oberoende konsulter hjälper Meta fastighetsförvaltande och serviceinriktade företag att som projektledare, specialist och rådgivare genomföra affärsstödsutveckling.