Partnertext från Newsec

En digital upphandlings-process från start till mål

Oscar Nevala är inköpsansvarig i Newsecs svenska förvaltningsorganisation. Här berättar han om hur innovation och ny teknik, kombinerat med nya arbetssätt har förkortat Newsesc stora ramupphandling med flera månader.

I februari 2018 började jag på Newsec. Jag lockades av en unik och spännande roll där jag får vara med och påverka hur ett stort bolag arbetar med inköp vad gäller såväl processer som centrala upphandlingar.

Det blir mycket verksamhetsutveckling och jag tycker att det känns häftigt att få vara med och sätta min prägel på en inköpsorganisation i ett stort bolag. Jag trivs mycket bra på Newsec och tycker att det är spännande att jobba med de här frågorna.

Med uttalat hållbarhetsfokus
För oss handlar det om att säkerställa att vi skriver avtal och samarbetar med de bästa leverantörerna som kan erbjuda högst kvalitet på sina leveranser. Men det är även av betydelse att leverantörerna stödjer Newsecs vision om hållbarhet, vi vill att den ska gälla i hela leverantörsledet.

För Newsec är det viktigt med en bra balans mellan social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet. Vi inledde därför processen med att ta fram förfrågningsunderlag baserat på vår nya hållbarhetspolicy, nya leverantörskrav samt uppförandekod.

Alla leverantörer som har vunnit ramavtal har alltså godkänt vår hållbarhetspolicy och våra hållbarhetskrav. Ett bra samarbete är mycket viktigt för oss eftersom de partners vi väljer att arbeta med blir en förlängning av Newsec så vill vi givetvis etablera en god relation som kan växa över tid.

En rejäl effektivisering
Under 2018 var det dags att se över samtliga ramavtal för entreprenörer och konsulter. Det är en stor upphandling som har genomförts inom totalt 22 tjänstekategorier över hela landet.

Upphandlingen har genererat 1500 unika anbud fördelat på flera hundra utvalda leverantörer. Utifrån detta har vi skrivit 550 ramavtal med 150 leverantörer.

Det är alltid en stor utmaning att genomföra en så här omfattande upphandling men i och med att vi har digitaliserat processen så har tidigare tidskrävande moment effektiviserats. Under en upphandling är det inte ovanligt att varje deltagande leverantör skickar in tiotals dokumentet med information.

Tidigare lades all data in manuellt i Excel för att kunna jämföras på ett smidigt sätt. En process som tog ungefär två månader förra gången kunde vi nu effektivisera bort helt i och med att all data var digital från start.

Att dessutom bara kunna trycka på en knapp för att slutföra upphandlingen och skapa ett standardiserat ramavtal var en härlig känsla, i jämförelse med att behöva skriva alla avtal manuellt.

För att göra en jämförelse: förra upphandlingen med 950 anbud pågick under ett år och nu slutförde vi en med 1 500 anbud på fyra–fem månader. Så verkligen en rejäl effektivisering!

Innovation och entreprenörskap
Det är roligt att leverantörerna dessutom har återkopplat att de tycker att upphandlingen har fungerat väldigt bra. Vi har fått mycket positiv feedback om hur smidig och effektiv processen har varit, från anbudsportalen till den avslutande e-signeringen. Just det momentet har varit helt nytt för många av de deltagande företagen.

Många företag är fortfarande kvar i att genomföra upphandlingar i pappersform, även om många nu börjat övergå till en digital plattform för anbudsinlämning. Att däremot digitalisera hela processen är unikt och nytt, vi har alltså inte överhuvudtaget använt oss något analogt moment för att genomföra den här upphandlingen som dessutom är helt hållbar.

Oscar Nevala
inköpsansvarig Newsec Sverige