Förbered dig rätt inför medarbetarsamtalet

Målsamtal, utvecklingssamtal, medarbetarsamtal – kärt barn har många namn. Snart är det dags att ta ett gemensamt avstamp för att sedan blicka framåt och sätta nästa års mål. Här får du råd på vägen.

– Det finns en enorm kraft i mötet och det gäller att vara beredd, både som medarbetare och chef, säger Anna-Lena Lehto som de senaste 17 åren arbetat som HR-chef på Uppsalahem.

Nervositet vanligt
Hon blickar tillbaka på många, många samtal och hittar snabbt en gemensam nämnare: nervositet.

– Nästintill alla medarbetare upplever en förväntan, ett ”pirr” och kanske nervositet inför att få en egen stund med chefen och som handlar om prestationer, hur man agerar i jobbet och om feedback. Men chefer förstår ofta inte medarbetarens nervositet utan tycker att ”det är ju bara med mig, jag är väl inte farlig”. Dock känner ju chefer precis likadant när de ska ha samtal med sin chef!

Anna-Lena Lehto

Fullt fokus viktigt
För henne är det absolut viktigaste i mötesstunden att medarbetaren känner sig sedd, på riktigt. Hon understryker gång på gång vikten av att stänga av och koppla bort allt annat.

Det ska vara fullt fokus på medarbetaren och en trygg atmosfär. Annars kan det lika gärna skjutas upp.

– Medarbetarsamtalet är chefens unika möjlighet att kunna följa upp och driva utveckling av uppdraget genom att ta vara på och utveckla medarbetarnas potential. Samtidigt gäller det att vara beredd på att mötet kan börja handla om helt andra saker än jobb och karriär, säger Anna-Lena Lehto.

Personliga saker
– Det kan komma upp personliga saker som medarbetaren vill dela med sig av, att det är tufft hemma till exempel, och då är det bra att sätta ett till samtal om ”stora frågor”.

Samtalet kan också glida över till att handla om andra kolleger och då menar Anna-Lena Lehto att det snabbt gäller det att hitta tillbaka till mötets huvudfokus; medarbetaren och dess prestationer.

Ta tillfället i akt
– Att prestationerna sen ska lönesättas tycker jag inte är så mycket att hymla om. Här handlar det för medarbetarens del om att ta tillfället i akt ”vad kan jag göra för att påverka min lön, kan jag ha högre mål eller vässa mina mål på något vis?”.

När hon blickar tillbaka ser hon en utmaning i att fler byter jobb oftare nu än för tio år sen. Kontinuiteten blir inte den samma för medarbetare och chefer när det kommer till måluppfyllelse och utveckling. Tydlighet och eget driv blir ännu mer viktigt.

– Och att lyfta sig själv handlar inte om skryt, utan om att vara tydlig och stolt.

Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se

Råd till medarbetaren

  • Gör en resumé av året. Hur ser utfallet ut gentemot de mål som sattes upp?
  • Ta gärna i och berätta vad som blev ännu bättre och kanske även skäl till att något inte gick som det borde.
  • Nästa års mål – förbered några punkter att kunna ta upp med din chef på medarbetarsamtalet. Ett bra mål är SMART: specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidssatt.
  • Vad du behöver för att kunna nå dina mål? Det kan vara pengar, tid, kompetensutveckling, stöd et cetera.
  • Zooma ut och försök se dig själv i din arbetsvardag. Samverkan; hur agerar du, har du lätt för att samarbeta och samverka? Hur upplever du att andra är gentemot dig?

 

 

Råd till chefen

  • Bjud in till mötet i god tid så att medarbetaren får en chans att förbereda sig. Skicka gärna med några frågeställningar som du vill sätta extra fokus på.
  • Uppmuntra gärna medarbetaren att i förväg tänka efter vilka områden hon eller han vill få feedback kring.
  • Avsätt tid, stäng av yttervärlden och var närvarande. Låt det handla om medarbetaren och inte om dig själv.
  • Lova inte något som du inte kan hålla, vare sig det gäller en ny stol eller en kurs – men lova att undersöka möjligheterna!
  • Ge en ärlig feedback. Var konkret och ge exempel vid återkoppling.
  • Ställ öppna frågor.

 

 

Skriv under och följ upp

  • Kom gemensamt överens om hur ni kommer följa upp det ni kommer fram till. Coachingsamtal på vägen är bra. Och gå tillbaka till målen på era avstämningsmöten under året. Kanske visar det sig under våren att ni behöver prioritera om för att kunna gå i mål nästa senhöst?
  • Dokumentera noga, antingen gör chefen det eller medarbetaren. Skriv under båda två. Det ni kommer fram till ska finnas i en handlingsplan.
Läs fler artiklar på Förvaltarforum Kompetens