Förvaltningsintressant information på rätt sätt

Digitaliseringen går snabbt, och förutom att ha bra och anpassade system och processer krävs även en välsmord organisation som kan hantera den växande informationsmängden.

Har man dessutom valt en högre ambitionsnivå än tidigare där informationen även inkluderar exempelvis utrymmen, installationer och komponenter är detta särskilt viktigt. Om informationen inte uppdateras kontinuerligt minskar validiteten på informationen och systemstödet tappar då på sikt sin status.

Men vem ser till att informationen kommer in och uppdateras över tid? Här belyser vi vikten av att organisera och tilldela resurser för att ta emot och vidmakthålla förvaltningsintressant information.

Detaljeringsgrad på information
Många systemstöd på marknaden har möjlighet att i databasstrukturen anpassa detaljeringsgraden ner till installations- och komponentnivå för att följa upp exempelvis drift, underhåll och besiktningar på enskilda installationsindivider.

Många fastighetsförvaltande organisationer har också valt denna detaljeringsgrad för att få koll på sina installationer utifrån olika interna och externa krav. Men också för att matcha informationsdatabasen efter kravställd förvaltningsintressant information från byggprojektens byggnadsinformationsmodeller och objektdatabaser.

Processer och organisation
För att kunna hantera denna informationsmängd i förvaltningen krävs att förvaltningsorganisationen både har processer och organisation för kravställande och mottagandet av informationen, men också en organisation som kan vidmakthålla informationen över tid.

Informationen kring installationer och komponenter kan förändras fort. Enskilda komponenter kan bytas ut till andra fabrikat eller förändras vid service, mindre ombyggnader och uppdateringar.

Krav från myndigheter kan göra en installation rapporteringsskyldig eller besiktningspliktig. Miljö och hållbarhetsaspekter kan göra det nödvändigt att snabbt ta reda på om någon specifik komponent finns inbyggt i beståndet.

Strategisk, taktisk och operativ nivå
Förvaltningsorganisationen behöver, när man fastställer av ambitionsnivån, även beskriva ansvaret för informationsägarskapet och hur informationsförvaltningen ska se ut. Företrädesvis görs detta i samband med att processerna för informationshanteringen kartläggs. Här följer några förslag på roller som kan ingå:

Informationsägare
Ansvaret för informationsägarskapet bör läggas på strategisk nivå för att skapa ett tydligt mandat i organisationen för nödvändiga beslut och delegering av informationsförvaltningen till taktisk och operativ nivå.

Informationsägare kan till exempel vara fastighetschef, förvaltarchef eller liknande. Det viktiga är att ansvaret ligger där utförandet sker och där kunskapen och förmågan finns.

Till sin hjälp kan informationsägaren ha en informationscontroller som följer upp att interna resurser likväl som externa fullgör sina uppgifter.

Strategisk informationssamordnare
För samordning och utveckling av byggnads- och installationsdatabasen krävs en strategisk informationssamordnare.

Denna roll ska ansvara för att den kravställda informationen levereras till förvaltningsorganisationen från ny- och ombyggnadsprojekten samt ansvara för informationsexporter till ombyggnadsprojekt med hjälp av exempelvis informationsadministratör, modell- och ritningshantering och projektens data- och CAD-samordnare.

Den strategiska informationssamordnaren ska även tillsammans med förvaltningsorganisationen förfina processer, identifiera och utveckla morgondagens ambitionsnivå med krav för eventuella ytterligare informationsegenskaper och detaljeringsnivåer.

Informationsförvaltare och administratörer
För att informationsförvaltningen på taktisk och operativ nivå ska fungera på ett bra sätt bör man utse informationsförvaltare inom förvaltar- och driftorganisationen. Detta kan mycket väl också kräva resurstillskott i form av informationsadministratörer som avlastar förvaltare och drifttekniker.

Vid mindre ombyggnadsprojekt kan informationsadministratörerna stödja arbetet med att tillse att byggnads- och installationsinformation uppdateras i systemen. Informationsadministratören kan också stödja drifttekniker och entreprenör med enkla informationsuppdateringar vid exempelvis utbyte av fabrikat och typ på enskilda komponenter såsom pumpar, fläktar eller liknande.

För outsourcad drift bör förvaltningsorganisationen ställa sådana krav att driftentreprenör kontinuerligt uppdaterar byggnads- och installationsdatabasen inom entreprenaden. Driftentreprenör bör även de ha egna informationsadministratörer som stödjer sina förvaltare och drifttekniker men som också samverkar med beställarens informationsadministratörer.

Nyttan med rätt information
Dagens krav att snabbt kunna leverera olika underlag, både internt och externt kommer inte att minska.

Nu och framöver kommer tvärtom ytterligare krav på rapporteringar av byggnaders egenskaper för att redovisa bland annat myndighetskrav och hållbara system i byggnadsverken.

Detta kräver i sin tur en robust och rationell organisation för vidmakthållande av förvaltningsintressant information. Nyttan man får av detta är ett väloljat system och organisation som snabbt och effektivt kan ta fram och hantera rätt information för hela byggnadens livscykel.

Rikard Lindberg
Patrik Larsson, Meta

Läs tidigare artiklar från Meta här

redaktionen@forvaltarforum.se

Meta medverkar återkommande med krönikor eller expertsvar om digitalisering, utveckling, informationshantering och förvaltning. Som oberoende konsulter hjälper Meta fastighetsförvaltande och serviceinriktade företag att som projektledare, specialist och rådgivare genomföra affärsstödsutveckling.