Mer tid för utveckling med nytt arbetssätt

Hela gänget hos Fabege i Solna Business Park framför driftarbetstavlan. Övre raden från vänster: Mikael Bonnevier, tekniker, Pontus Grönborg tf driftchef, Ulf Palmö, tekniker, Kenth Herlin, tekniker, Roland Joben, tekniker, Lennart Gehrke, driftledare, Joakim Högberg, tekniker, Amir Zadeh, blivande tekniker. Främre raden fr v: Mikael Gunderyd, driftledare och Fredrik Wiksjö, tekniker.

Fabege har infört ett så kallat Tekniskt driftarbetssätt (TDA) i förvaltningen av sina fastigheter. Arbetssättet ger ökad effektivitet och flexibilitet och ska frigöra tid för utveckling och förbättringar.

Anders Borggren på Fabege.

– Vi vill få till en verksamhet där vi utvecklar oss och förflyttar oss. Vi ska hela tiden sträva efter att göra bättre – allt för att våra kunder ska drabbas av så få störningar som möjligt, helst inga alls, säger Anders Borggren, teknisk chef på Fabege och den som står bakom det nya arbetssättet.

Vill du träffa och lyssna på Anders Borggren kommer han att medverka i en panel som ska diskutera framtidens utmaningar i förvaltningen på Förvaltarforums seminarium Framtidens Förvaltare den 7 februari i Stockholm. Läs mer och anmäl dig här.

Ta bort slöserier
TDA bygger på en Lean-filosofi.

– Lean handlar om att ta bort slöserier (det vill säga saker som kunden inte efterfrågar: väntan, transporter, överarbete, lagerkostnader och felaktiga tjänster), säger Anders Borggren. Och den största formen av slöseri är att man inte nyttjar personalens kompetens på bästa sätt.

Alla hjälps åt
Traditionellt i branschen ansvarar en fastighetstekniker för sitt eller sina hus och när denne är sjuk eller ledig finns sällan någon ersättare. Med Fabeges nya arbetssätt har varje fastighet fortfarande en ansvarig fastighetstekniker. Men om hen är borta eller inte hinner med allt som ska göras kliver de andra i driftteamet (driftledare och tekniker) in och hjälp åt att åtgärda fel och brister.

– Det handlar helt enkelt om att ha en helhetssyn som organisation på vad som behöver göras och skapa en ökad flexibilitet för att hantera detta, säger Anders Borggren.

Flytta mandat nedåt
Hjärtat i verksamheten är den digitala tavla som markerar aktuell status för alla fastigheter inom marknadsområdet. Status uppdateras varje dag.

– När fastighetsteknikern inte har några fel att åtgärda i sitt hus ska hen hjälpa sina kolleger eller jobba med utveckling. När det är grönt på alla områden, det är då vi kan förflytta oss framåt, säger Anders Borggren.

Ett mål med det nya arbetssättet är också att flytta mandatet att ta beslut nedåt i organisationen så att kunderna får hjälp snabbare.

– I 99 fall av 100 tror jag att de som är närmast kunderna fattar de klokaste besluten.

Förbättringar på agendan varje dag
Målsättningen är att det nya effektivare arbetssättet ska ge utrymme för att ständigt arbeta med förbättringar. Allt från att städa förråd och flytta på saker till nya inköpsrutiner.

– De flesta av oss jobbar med förbättringar hela tiden, problemet är att vi inte gjort det strukturerat så att andra i organisationen kan ta till sig dem. Nu när vi gör förbättringar sprider vi dessa i organisationen och de riktigt bra förbättringarna blir vårt nya arbetssätt.

Ny digital plattform
För att få full effekt av det nya arbetssättet är Fabege nu i färd med att ta fram en ny digital plattform.

– Vi vill digitalt kunna hämta all information ur våra styr-, passage- och larmsystem och korsköra dem mot våra ärenden för att säkerställa att vi jobbar med förebyggande planerat underhåll, håller vår ekonomi och våra avtal, har en bra arbetsmiljö och att kunderna inte drabbas av några incidenter.

Sparar motsvarande två manår
Inför nyordningen gjorde Fabege ett antal värdeflödesanalyser som visade att företaget skulle kunna spara motsvarande två manår i tid som skulle kunna läggas på utveckling, om alla förbättringar genomfördes. Riktigt där är man inte ännu.

– Vi har redan blivit bättre på att hålla våra tider mot kunderna och NKI har tickat uppåt. Men det tar säkert uppemot sju–åtta år innan vi nått hela vägen dit vi vill. Men bara det att vi är överens om vad som är en tillräckligt bra nivå gör att vi presterar bättre tillsammans och tar hand om gamla surdegar på ett bättre sätt, säger Anders Borggren.

Minskad energianvändning och färre vattenskador
Pontus Grönborg är driftledare och tillförordnad driftchef för Fabeges fastigheter i Solna Business Park. Han hade jobbat leanbaserat tidigare och var orolig för att det nya arbetssättet skapa onödigt mycket pappersarbete.  Men farhågorna kom som tur är på skam.

– Jag tycker det fungerar jäkligt bra. Vi har bra överblick på våra fastigheter och vi hjälper varandra, säger Pontus Grönborg som även noterat andra vinster.

– Såväl energianvändning som antalet försäkringsärenden orsakade av vattenskador har minskat. Det ser jag som en följd av bättre förebyggande underhåll, att vi har bättre koll på våra hus.

Text och foto: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se