Vägen till det obrutna informationsflödet

Lars Lidén och Patrik Larsson på Meta.

Vad är det för nötter som måste knäckas för att åstadkomma det obrutna informationsflödet? Patrik Larsson och Lars Lidén på Meta ger dig vägledning i en krönika.

Drömmen är att all förvaltningsintressant information som skapas i samband med ny-, om- eller tillbyggnad är kvalitetssäkrad och med automatik hoppar in i våra förvaltningssystem samt med lätthet studsar tillbaka till nya byggprojekt uppdaterad och kvalitetssäkrad.

Tankarna har funnits länge – i alla fall sedan 80-talet – och flera försök har gjorts. Men fokus låg länge främst på den informationskedja som inryms i själva byggandet. Det är väl de senaste 20 åren som förvaltningsaspekten vuxit sig starkare.

Och det går framåt. Bygg- och Förvaltningsbranschen samarbetar bättre och bättre. BIM Alliance Sweden startades 2014 genom en sammanslagning av de tre föreningarna OpenBIM, fi2 Förvaltningsinformation och buildingSMART. Organisationen bedriver en relativt omfattande verksamhet och man har pekat ut sju strategiska områden för de kommande åren:

1. informationsspridning/nätverk
2. informationsstandarder
3. processer/organisation
4. juridik/upphandling
5. forskning och utveckling
6. utbildning
7. omvärld

I denna krönika vill vi trycka särskilt på nr 3 ovan. BIM Alliance skriver i sin verksamhetsplan för 2017: ”Förändrade arbetssätt, processer och organisationsformer är centrala för att kunna dra full nytta av BIM. Den traditionella fragmenterade uppdelningen av delleveranser måste brytas och ersättas av mer samarbete i tidigare skeden och av krav på informationshantering som optimerar slutprodukten istället för enskilda delleveranser”.

Det kan låta naturligt och självklart men hur ska det gå till i en fastighetsbransch där det ständigt köps och säljs och där förädling av fastighetsbeståndet för t ex ökade hyresintäkter och förbättrad kundanpassning snarare står i fokus än ambitionen att få till stånd en mer effektiv förvaltning. För ett traditionellt fastighetsbolag är det ofta minst sex gånger så lönsamt att höja hyrorna med tio procent än att minska driftkostnaderna med tio procent. Incitamenten finns av den anledningen snarare hos fastighetsägare med långsiktig förvaltning och/eller vars kärnverksamhet bedrivs i fastigheterna.

Vad är det då för frågor som måste lösas för att åstadkomma de arbetssätt, processer och organisationsformer som krävs för att lyckas med det obrutna informationsflödet? I tidigare krönikor i denna serie har vi redan tagit upp följande svårknäckta nötter:

• Att få till processer, förändrade arbetssätt samt en effektivare informationshantering med tillhörande IT-hjälpmedel främst vid uppstart av projekt och vid överlämnande av projekt till förvaltning.
• Att få till enhetliga standarder, arbetssätt och hjälpmedel för effektiv hantering av främst byggnadens installationer, tex hantering av DU-instruktioner med koppling till aktuell komponent, ritning/dokument, etc.

Till denna lista lägger vi här till ytterligare nötter som måste knäckas:

• Att få till en kvalitetssäkrad förvaltningsorienterad projektstyrning med fokus på förvaltningsintressant information under hela resan från det att projektet befinner sig i sitt tidiga skede tills att det är överlämnat och avslutat.
• Att få till arbetssätt, organisation och styrformer för kvalitetssäkrad ajourhållning under förvaltningsskedet av strategisk information som behövs och kan återanvändas vid olika typer av ombyggnadsprojekt.

Frågan är då varför det gjorts så lite för att knäcka dessa nötter, för så är det. I andra branscher har man ju lyckats. Hur skulle det se ut om t ex en tillverkare av maskiner inte har järnkoll på både tillverknings-, förvaltnings- och driftsprocesserna med tillhörande organisationer, styrsystem, IT-hjälpmedel, etcetera?

Den enskilt viktigaste orsaken till att det hänt så lite är att ansvariga för områdena fastighetsförvaltning och drift inte ställt tydliga krav på vilket innehåll och form den förvaltningsintressanta informationen ska vara försedd med. Exempel på ett område med potential är fastighetsanknutna installationer. Många kravställare har inte kunnat precisera vilken typ av information man har behov av från leverantörerna vilket gör att leveranserna och innehållet av information kan se olika ut från gång till annan.

Den kanske viktigaste förklaringen är att information som strategisk resurs helt enkelt inte fått den plats den förtjänar! Sånt är svårt att ändra på, men det går och det är värt ansträngningen. Det måste skapas organisationer, styrstrukturer och resurser som garanterar att de överlämnanden som sker mellan olika delprocesser i verksamheten även har fokus på informationshanteringen. Både när det gäller hur och när man lämnar information men också hur man tar emot och behandlar informationen.

Men nu vänder det, vilka är med? Digitalisering är på allas läppar och får allt större fokus i många organisationer. Dessutom har det strategiska innovationsprogrammet Smart Built Environment startat och här finns flera intressanta utvecklingsprojekt med fokus på förbättrad informationshantering. Bland annat startar under hösten ett projekt med inriktning mot just information för förvaltning. Här är målet att dels identifiera vad som är förvaltningsintressant information men också att beskriva hur förvaltningsorganisationen ska arbeta för att ta hand om informationen över tid.

Lars Lidén och Patrik Larsson