Fördelar med digital nyckelhantering

Fastighetsbolaget Diös fick bättre koll, effektivare hantering och lägre kostnader när de bytte från papperskvittenser till QR-kodade nycklar för sina leverantörer i Östersund.

Den digitala nyckelhanteringen som bolaget använder bygger på ett smartphone-baserat verktyg som genom scanning av QR-kod på nyckeln möjliggör registrering i realtid. Systemet underlättar och effektiviserar dokumentation och rapportering.

Systemet infördes först i Östersund, men Diös ska införa det inom alla sina sex affärsområden.

Stefan Larsson, IT-samordnare på Diös Fastigheter i Östersund, ser många fördelar med systemet som säljs av företaget Realbridge.

Molntjänst
– Vi får bättre koll på nycklarna och kan se direkt vem som har en nyckel, säger han. Entreprenören får ett verifieringsmejl när de får ut och lämnar igen nyckeln. Hela utlämningsprocessen tar bara några minuter mot tidigare när det kunde ta upp till tio minuter. Så vi sparar mycket tid. Sen är det mycket lättare för kundtjänst att skicka påminnelser och följa nycklar som är utlånade.

Systemet är en molntjänst som betalas per månad och priset beror på antal QR-koder som används.

– Kostnaden är mycket lägre än för traditionella nyckelsystem. Dessutom minimeras risken att någon tappar bort en nyckel, vilket kan kosta ett fastighetsbolag omkring 100 000 kronor, säger Stefan Larsson.

Så funkar det
Systemet är enkelt. Diös får en QR-kod av Realbridge som klistras på nyckeln. Sedan registreras koden digitalt med alla uppgifter om nyckeln och fastigheten.

När entreprenören kommer in på kundtjänst och ska låna en nyckel scannas den. Då får den som lämnar ut nyckeln upp ett formulär på sin skärm där de fyller i namn, mejladress och telefonnummer. Sedan skriver de under på skärmen och nyckeln kan lämnas ut.

När entreprenören lämnar igen nyckeln räcker det att scanna den. Sen är det klart.

– För entreprenörer som lånar nycklar väldigt ofta behöver man inte fylla i formuläret vid utlämningen, utan det räcker att entreprenören själv scannar nyckeln på sin telefon och kundservice verifierar att nyckeln blev utlånad.

Lätt att införa
Innan Diös i Östersund införde systemet gjorde man en pilottest på ett begränsat antal nycklar. Testen föll väl ut och därefter infördes systemet på samtliga nycklar som lämnas ut till entreprenörer.

Någon längre utbildning av personalen på kundservice behövs inte, enligt Stefan Larsson.

– Det tar cirka tio minuter att instruera en medarbetare. Men det är viktigt att informera och förankra systemet i organisationen innan man inför det, säger han.

Enkel lösning
Hur kom det sig att Diös valde just detta system?

– Lokala aktören Realbridge i Östersund hade en affärsidé med QR-koder i alla former. De ville hitta nya affärsområden och vi tyckte att det var en attraktiv produkt och ett bra grundkoncept. QR-koderna är ju lätta att applicera på en nyckelbricka.

Stefan Larsson berättar att det finns andra system, men många av dem är mer komplexa och dyrare.

– De innefattar ofta säkerhetsskåp och nyckelsystem. Men vi hade redan nyckelskåp och ville ha en enkel lösning där vi inte behövde ändra våra rutiner. Det finns ju även andra mindre komplexa system, men de saknar enkelheten som vi får i detta system.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se
Foto: Johannes Poignant

 

Så införde Diös digital nyckelhantering

  1. Pilottest med mindre antal nycklar.
  2. Information och förankring i organisationen.
  3. Snabb introduktion, cirka tio minuter, för de som ska hantera systemet.

Fördelar med systemet

  • Bättre koll på nycklarna.
  • Snabbare och enklare ut- och inlämning av nycklar.
  • Lättare att skicka påminnelser.
  • Lägre kostnader.
  • Enkelt att införa.

 

 

Dela artikel:
Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someonePrint this page