Prispress innebär ofta missnöje med städningen. Samverkansavtal ökar möjligheten att få kvalitet. Foto: pixabay
Väsbyhem har med hjälp av Fasticon utvecklat ett nytt sätt för offentliga verksamheter att handla upp fastighetstjänster. Sedan i somras säkerställs genom samverkan hög kvalitet till rätt pris i deras trappstädning. Upphandlingsformen kan användas för de flesta FM-tjänster.
De flesta offentliga aktörer har råkat ut för undermåliga leveranser från sina entreprenörer. Orsaken är ofta lagen om offentlig, LOU, som uppmuntrar pressade priser med kvalitetsproblem som följd.
? LOU gör det svårt att välja bort anbud med för låga priser. Dessa leder ofta till entreprenader med dålig kvalitet och många tilläggsfakturor. Det som från början ser ut att vara en billig lösning blir i slutänden dyrt, säger Per Ollas, affärsområdeschef Upphandling på konsultföretaget Fasticon.
Därför provas nu en modell där priset inte ingår i upphandlingen ? istället värdesätts med ett poängsystem hur entreprenören uppfyller olika kvalitetskrav.
Inspirerad av byggbranschen
Det var Joakim Bysell, förvaltningschef på bostadsbolaget Väsbyhem som tog initiativ till den nya upphandlingsformen. Bolaget var sedan flera år jättemissnöjda med sin dåvarande städentreprenör och ville försäkra sig om att få hög kvalitet i den nya upphandlingen.
? Jag deltog i en partneringupphandling på byggsidan och tänkte att man borde kunna handla upp i samverkan även när det gäller fastighetstjänster för att komma ifrån prisdumpning och undermålig kvalitet, säger Joakim Bysell.
Städbranschen: vad är partnering?
Sagt och gjort. I anbudsförfrågan efterlyste Väsbyhem leverantörer som kunde utföra trappstädning till hög kvalitet med rätt ersättningsnivå. Samtidigt bjöd man in ett stort antal städentreprenörer för att informera om hur en samverkansupphandling går till.
? Det blev tydligt att städbranschen inte visste nåt om upphandling i samverkan och partnering. Man har sina priser och är inte redo att öppet diskutera kostnader och hur man ska jobba. Många var också dåliga på att göra ordentliga presentationer, säger Joakim Bysell.
25?30 procent dyrare
Väsbyhem kunde ändå intervjua sex anbudsgivare och till slut tecknades avtal med Ed:s Städfirma och Byggtjänst. Därefter inleddes diskussion och förhandlingar om pris, kvalitet och hur arbetet ska utföras. Väsbyhem hade enligt kontraktet en möjlighet att avbryta entreprenaden och göra en ny upphandling om parterna inte skulle komma överens.
? Vi hade räknat med att det skulle bli betydligt dyrare än vår förra entreprenad men det drog i väg lite till. Vi betalar 25?30 procent mer än sist men då hjälper entreprenören dessutom till att hålla rent och snyggt i våra miljörum. Dessutom kräver vi högre kvalitet än standard.
Till en början görs uppföljning månadsvis men på sikt räknar Joakim Bysell med att det räcker med uppföljning fyra?fem gånger per år.
Beredd att betala lite extra
Genom en samverkansupphandling får man ta del av leverantörens hela kompetens, säger Per Ollas på Fasticon.
Per Ollas på Fasticon rekommenderar i första hand fastighetsägare och förvaltare som är beredda att betala lite extra att ge sig in i samverkansavtal med kvalitetskrav. Vill man handla upp kvalité och faktiskt även få det levererat så kostar det, ingen leverantör vill jobba gratis.
? Men då får du å andra sidan ta del av leverantörens hela kompetens och säkerställer att leverantören har förstått vilken nivå och omfattning uppdraget ska uppfylla och att priset står i relation till detta.
? En samverkansupphandling ställer i sin tur högre krav på beställaren som måste ha en egen uppfattning om vad som är bra kvalitet och en rimlig prislapp och dessutom kompetens och resurser för att få till en bra dialog i diskussions- och förhandlingsfasen, säger Per Ollas. Processen passar även för den som ska handla upp drift och skötsel av utemiljön.
Krångligt och omständligt
Janne Löfgren, kvalitetsansvarig på Ed:s Städfirma och Byggtjänst ser fram emot att beställarna i ökad utsträckning ska prioritera kvalitet framför pris. Men han tycker att upphandlingsformen med partnering är lite väl krånglig och omständlig.
? För egen del tycker jag att man borde kunna uppnå hög kvalitet i en vanlig upphandling genom att vikta utvärderingsfaktorn kvalitet mycket högre än pris än vad som görs i dag, säger han.
Hans Hellberg
Fem fördelar med samverkansupphandling
- Du får möjlighet att bedöma alla anbudsgivare utifrån kvalitet
- Du slipper anbud till för låga priser
- Ökad möjlighet att få hög kvalitet till rätt pris
- Lättare för leverantören förstå beställarens krav
- Du drar full nytta av leverantörens kompetens
Se exempel på kravlista för städtjänster enligt den nya modellen
